SINJ-DF

PORTARIA Nº 03 DE 10 DE FEVEREIRO DE 1978

Dispõe sobre a microfilmagem e dá outras providências.

O SECRETARIO DE ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 1°, incisos II e III e artigo 91, inciso V, do Regimento aprovado pelo Decreto nº 2978, de 14/8/75, combinados com o artigo 2º do Decreto nº 4068, de 26/1/78,

RESOLVE:

1 — Os procedimentos resultantes da microfilmagem de processos e documentos oficiais sob guarda e responsabilidade da Secretaria de Administração, obedecerão, sem prejuízo das normas que lhes são pertinentes, ao disposto nesta Portaria.

DOS MICROFILMES

2 — Os microfilmes em negativo original serão guardados por tempo indeterminado e de modo que lhes assegure durabilidade e conservação.

3 — Não serão manuseados os microfilmes em negativo original senão quando da necessidade de se extrair, por duplicação, cópia em microfilme.

4 — É vedada a cessão de microfilme, ainda que se trate apenas de cópia em microfilme, salvo para se fazer prova em juízo ou fora dele, nos casos admitidos em lei.

5 — Ocorrendo a cessão de que trata o item anterior, o órgão detentor do arquivo credenciará servidor que se responsabilizará pelo microfilme até a sua devolução.

DAS COPIAS EM PAPEL, CERTIDÕES E TRASLADOS

6 — A cópia em papel, a certidão e o traslado, de processo ou documento microfilmado, sempre que possível, deverão ser extraídos do microfilme, ainda que o seu original, por força de lei, não tenha sido eliminado.

7 — Será fornecida certidão ou traslado, em substituição a cópia em papel, quando, em virtude de defeito no documento original, o microfilme não permitir a obtenção de cópia legível.

8— Toda e qualquer reprodução proveniente de microfilme será autenticada no órgão detentor do arquivo e quando esta resultar de documento sigiloso receberá tratamento idêntico aquele dado ao original respectivo, de acordo com o estabelecido nas normas sobre Comunicação Administrativa.

9 — A cópia em papel, a certidão e o traslado serão fornecidos mediante requisição, ou a pedido de terceiros.

10 — A requisição será dirigida diretamente ao órgão detentor do arquivo de microfilme, devendo nela constar o fim a que se destina o documento requisitado.

11 — São competentes para requisitar os documentos reproduzidos a forma desta Portaria as autoridades até ao nível de Diretor de Divisão, ou equivalentes.

12 — No processamento do pedido observar-se-á, além do que estabelece esta Portaria, as normas referidas no item 8.

13 — O encaminhamento do pedido far-se-á através do órgão detentor do arquivo de microfilme, que, antes de submetê-lo à apreciação do Secretário de Administração, deverá instruí-lo, juntando-lhe as cópias nele mencionadas.

14 — Compete ao Secretário de Administração autorizar ou indeferir o pedido de fornecimento de cópia em papel, certidão ou traslado, ouvido, se necessário, o órgão a que a matéria esteja afeta.

15 — A entrega do documento de que trata o item anterior será feita pelo órgão detentor do arquivo de microfilme, mediante recibo passado pelo interessado e a apresentação do comprovante de pagamento da taxa de expediente devida na forma da lei.

DISPOSIÇÕES FINAIS

16 — O documento extraído de microfilme será sempre encaminhado em forma de correspondência, ressalvada a hipótese do item seguinte.

17 — Quando ocorrer a juntada a um processo, de documento extraído de microfilme, este passará a constituir peça daquele.

18 — Serão adotados na microfilmagem os modelos de autenticação aprovados pelos regulamentos referentes à matéria, os quais passam a constituir o anexo único desta Portaria.

19 — As dúvidas que surgirem na aplicação desta Portaria serão dirimidas pelo Coordenador do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa e, em última instância, pelo Secretário de Administração.

20 — A presente Portaria integra o Livro IV, da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, nos termos do artigo 5º do Decreto nº 1891, de 21 de dezembro de 1971.

21 — Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Brasília, 10 de fevereiro de 1978.

JOSE AFFONSO MONTEIRO DE BARROS MENUSIER

Secretário de Administração

ANEXO ÚNICO A QUE SE REFERE A PORTARIA Nº 03 DE 10 DE 02 DE 1978

MODELO I

(Tamanho 22x33cm)

MODELO II

(Tamanho 80x60cm)

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 31 de 15/02/1978