PORTARIA Nº 03 DE 10 DE FEVEREIRO DE 1978
Dispõe sobre a microfilmagem e dá outras providências.
O SECRETARIO DE ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 1°, incisos II e III e artigo 91, inciso V, do Regimento aprovado pelo Decreto nº 2978, de 14/8/75, combinados com o artigo 2º do Decreto nº 4068, de 26/1/78,
1 — Os procedimentos resultantes da microfilmagem de processos e documentos oficiais sob guarda e responsabilidade da Secretaria de Administração, obedecerão, sem prejuízo das normas que lhes são pertinentes, ao disposto nesta Portaria.
2 — Os microfilmes em negativo original serão guardados por tempo indeterminado e de modo que lhes assegure durabilidade e conservação.
3 — Não serão manuseados os microfilmes em negativo original senão quando da necessidade de se extrair, por duplicação, cópia em microfilme.
4 — É vedada a cessão de microfilme, ainda que se trate apenas de cópia em microfilme, salvo para se fazer prova em juízo ou fora dele, nos casos admitidos em lei.
5 — Ocorrendo a cessão de que trata o item anterior, o órgão detentor do arquivo credenciará servidor que se responsabilizará pelo microfilme até a sua devolução.
DAS COPIAS EM PAPEL, CERTIDÕES E TRASLADOS
6 — A cópia em papel, a certidão e o traslado, de processo ou documento microfilmado, sempre que possível, deverão ser extraídos do microfilme, ainda que o seu original, por força de lei, não tenha sido eliminado.
7 — Será fornecida certidão ou traslado, em substituição a cópia em papel, quando, em virtude de defeito no documento original, o microfilme não permitir a obtenção de cópia legível.
8— Toda e qualquer reprodução proveniente de microfilme será autenticada no órgão detentor do arquivo e quando esta resultar de documento sigiloso receberá tratamento idêntico aquele dado ao original respectivo, de acordo com o estabelecido nas normas sobre Comunicação Administrativa.
9 — A cópia em papel, a certidão e o traslado serão fornecidos mediante requisição, ou a pedido de terceiros.
10 — A requisição será dirigida diretamente ao órgão detentor do arquivo de microfilme, devendo nela constar o fim a que se destina o documento requisitado.
11 — São competentes para requisitar os documentos reproduzidos a forma desta Portaria as autoridades até ao nível de Diretor de Divisão, ou equivalentes.
12 — No processamento do pedido observar-se-á, além do que estabelece esta Portaria, as normas referidas no item 8.
13 — O encaminhamento do pedido far-se-á através do órgão detentor do arquivo de microfilme, que, antes de submetê-lo à apreciação do Secretário de Administração, deverá instruí-lo, juntando-lhe as cópias nele mencionadas.
14 — Compete ao Secretário de Administração autorizar ou indeferir o pedido de fornecimento de cópia em papel, certidão ou traslado, ouvido, se necessário, o órgão a que a matéria esteja afeta.
15 — A entrega do documento de que trata o item anterior será feita pelo órgão detentor do arquivo de microfilme, mediante recibo passado pelo interessado e a apresentação do comprovante de pagamento da taxa de expediente devida na forma da lei.
16 — O documento extraído de microfilme será sempre encaminhado em forma de correspondência, ressalvada a hipótese do item seguinte.
17 — Quando ocorrer a juntada a um processo, de documento extraído de microfilme, este passará a constituir peça daquele.
18 — Serão adotados na microfilmagem os modelos de autenticação aprovados pelos regulamentos referentes à matéria, os quais passam a constituir o anexo único desta Portaria.
19 — As dúvidas que surgirem na aplicação desta Portaria serão dirimidas pelo Coordenador do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa e, em última instância, pelo Secretário de Administração.
20 — A presente Portaria integra o Livro IV, da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, nos termos do artigo 5º do Decreto nº 1891, de 21 de dezembro de 1971.
21 — Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, 10 de fevereiro de 1978.
JOSE AFFONSO MONTEIRO DE BARROS MENUSIER
ANEXO ÚNICO A QUE SE REFERE A PORTARIA Nº 03 DE 10 DE 02 DE 1978
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 31, seção 1, 2 e 3 de 15/02/1978 p. 8, col. 1