SINJ-DF

Legislação Correlata - Portaria 39 de 09/11/2021

DECRETO Nº 42.070, DE 05 DE MAIO DE 2021

Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização de atos processuais administrativos, no âmbito dos órgãos e entidades do Distrito Federal, dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o Artigo 100, incisos VII, X e XXVI, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:

Art. 1º Fica instituído o meio eletrônico para a realização de atos processuais administrativos, no âmbito dos órgãos e entidades do Distrito Federal, dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal, que utilizam o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF).

Art. 2º Para o disposto neste Decreto, consideram-se:

I - atos processuais: toda conduta dos sujeitos do processo que tenha por efeito a criação, modificação ou extinção de situações processuais;

II - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

III - autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente como foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração;

IV - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que permite a detecção de mudanças na cadeia de dados no registro ou envio de mensagens, permitindo a verificação da autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI-GDF;

V - cópia autenticada administrativamente: aquela cuja conferência foi realizada por servidor público;

VI - cópia autenticada em cartório: aquela cuja autenticação deu-se em cartório;

VII - cópia simples: aquela sem nenhuma autenticação;

VIII - documento: aquele produzido e recebido pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, em decorrência do exercício de funções e atividades, qualquer que seja o suporte da informação;

IX - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado: aquele obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

X - documento externo: documento originalmente produzido em papel e digitalizado e/ou nato-digital, produzido em outro sistema, e cadastrado no SEI-GDF;

XI - elementos descritivos: conjunto de informações que compõe o registro de um documento e permitem a sua identificação;

XII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

XIII - metadados: conjunto de elementos descritivos de um dado, arquivo ou documento;

XIV - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XV - usuário externo: pessoa física externa ao Governo do Distrito Federal (GDF) autorizada a ter acesso ao SEI-GDF para prática de atos processuais em nome próprio ou como representante legal de pessoa jurídica; e

XVI - peticionamento eletrônico: envio de documentos digitais por usuário externo, previamente cadastrado, a fim de iniciar ou compor processo administrativo eletrônico já existente.

Art. 3º Os atos processuais são realizados em meio eletrônico, exceto nas situações de impossibilidade técnica do SEI-GDF.

§ 1º Para situações de urgência, que não possam esperar o restabelecimento do sistema, a produção de documentos pode ser realizada em suporte físico, devendo estes documentos serem assinados de próprio punho.

§ 2º Nos documentos mencionados no § 1º, o tipo de documento deve ser acompanhado do nome “EXTRAORDINÁRIO”, e no rodapé deverá ser inserida a expressão: “Documento produzido em suporte físico devido a impossibilidade técnica do SEI-GDF”.

§ 3º Assim que restabelecido o sistema, os documentos referentes ao § 1º devem ser digitalizados e incluídos, como documento externo, no respectivo processo iniciado no SEI-GDF.

§ 4º As situações de impossibilidade técnica do SEI-GDF serão aferidas pela Unidade Técnica de Gestão, a qual promoverá o registro do período da interrupção de funcionamento, a ser divulgada no Portal do SEI.

Art. 4º Os documentos natos digitais assinados eletronicamente, na forma deste Decreto, são originais para todos os efeitos legais.

§ 1º A autenticidade de documentos gerados no SEI-GDF pode ser verificada no endereço eletrônico indicado na tarja de assinatura do próprio documento, com uso do verificador e código CRC.

§ 2º A autoria e a assinatura em documentos nato-digitais serão garantidas:

I - por meio de credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha providos por base de autenticação fornecida por órgão ou entidade do Distrito Federal; ou

II - por meio de uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.

Art. 5º O público externo deve utilizar os meios abaixo para o envio de documentos aos órgãos e entidades do Distrito Federal:

I - entregar diretamente no órgão; ou

II - enviar por meio dos Correios ou outra empresa transportadora; ou

III - enviar eletronicamente por meio do Sistema de Peticionamento Eletrônico, para os processos habilitados pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Parágrafo único. A implantação de Sistema de Peticionamento Eletrônico e as respectivas normas de acesso, assinatura, autenticação e envio dos documentos peticionados serão definidas por Portaria específica emitida pelo Órgão Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 6º Os documentos externos, recebidos fisicamente e digitalizados por órgãos e entidades do Distrito Federal, têm sua autenticidade e sua integridade garantidas, por meio do uso de certificado digital, emitido no âmbito da ICP-Brasil.

§ 1º Após a digitalização dos documentos, é registrado o tipo de conferência realizada no documento digitalizado, informado se é um documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples, possuem valor de cópia simples.

§ 3º A critério de cada órgão, os documentos apresentados podem ser devolvidos imediatamente ao interessado, após digitalização e autenticação, por meio de certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil pelos órgãos e entidades do Distrito Federal.

§ 4º Os órgãos e entidades do Distrito Federal podem exigir a apresentação do documento original que foi digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado, enquanto viger o seu direito de rever os atos que foram praticados no processo administrativo eletrônico.

§ 5º Havendo dúvidas quanto à integridade do documento digitalizado, é instaurado procedimento administrativo para apuração de adulteração, mediante alegação motivada e fundamentada.

Art. 7º O interessado do processo deve se cadastrar como usuário externo, a fim de acompanhar processos e assinar documentos.

Parágrafo único. O acompanhamento de processos administrativos eletrônicos, de forma integral ou parcial, ocorre utilizando-se ferramentas disponíveis no SEI-GDF, sendo facultado o cadastro como usuário externo.

Art. 8º O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, efetivado por meio de solicitação realizada através de formulário eletrônico disponível no endereço portalsei.df.gov.br ou outro divulgado pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 9º O usuário externo tem como responsabilidade:

I - o sigilo de sua senha de acesso, não podendo alegar o uso indevido;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado;

III - a elaboração da petição e a inserção de documentos digitais no formato e no tamanho dos arquivos, conforme os requisitos estabelecidos pelo SEI-GDF;

IV - a conservação dos originais, em papel, de documentos digitalizados ou enviados por meio do peticionamento eletrônico, até que decaia o direito do GDF rever os atos praticados no processo;

V - a garantia do teor e da integridade dos documentos digitalizados apresentados no peticionamento eletrônico, que responde nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes;

VI - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente; e

VII - a verificação das condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.

Art. 10. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI-GDF ou de sistema integrado, não servem de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

Art. 11. O acesso a parte ou a íntegra de processo, para vista pessoal do interessado, ocorre utilizando-se ferramentas disponíveis no SEI-GDF.

Art. 12. No SEI-GDF os processos serão cadastrados conforme o nível de acesso, podendo ser:

I - Público: processos cuja visualização e pesquisa estão disponíveis a qualquer usuário do sistema;

II - Restrito: processos cuja pesquisa está disponível a qualquer usuário do sistema, desde que utilizado o número do processo, porém a visualização do conteúdo está disponível apenas aos servidores das unidades por onde o processo tenha tramitado; e

III - Sigiloso: processos cuja visualização e pesquisa estão disponíveis apenas a usuários credenciados para acessar o processo.

§ 1º No cadastro dos processos e documentos no SEI-GDF deve ser observada a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

§ 2º Os processos e documentos devem ter o nível de acesso individualmente atribuído, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

§ 3º Processos e documentos classificados em grau de sigilo, conforme determina o Art. 25 da Lei nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012, não são cadastrados no SEI-GDF.

§ 4º O cadastro de documentos e processos em nível de acesso restrito ou sigiloso é apenas um diferencial no tratamento da informação com necessidade de restrição, permitindo que os processos sejam acessíveis apenas às unidades e/ou pessoas autorizadas, conforme o caso. Dessa forma, não implica em classificação em grau de sigilo, conforme determina o rol de informações definidas no Art. 25 da Lei nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012.

Art. 13. Devem ser associados elementos descritivos e metadados aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.

Art. 14. Os processos administrativos eletrônicos são classificados e avaliados de acordo com os planos de classificação e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos elaborados pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, e cadastrados pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, conforme a legislação arquivística em vigor.

Art. 15. A Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal (SEEC) e a Casa Civil do Distrito Federal (CACI), por meio do Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), estabelecem políticas de preservação digital que garantam o acesso contínuo à informação digital íntegra e autêntica.

Parágrafo único. O estabelecido no caput deve prever, no mínimo:

I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas;

II - definição de mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos digitais;

III - repositórios digitais confiáveis para a gestão, a preservação e o acesso de documentos digitais;

IV - recursos que garantam a manutenção de infraestrutura técnica e tecnológica necessárias à preservação; e

V - adoção de padrões, com ênfase nos formatos abertos, proporcionando maior sustentabilidade, estabilidade e suporte técnico a longo prazo.

Art. 16. A SEEC e a CACI, por meio do ArPDF, podem, conjuntamente, editar normas complementares a este Decreto.

Art. 17. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 05 de maio de 2021

132º da República e 62º de Brasília

IBANEIS ROCHA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 84 de 06/05/2021