Legislação Correlata - Portaria 161 de 20/10/2020
PORTARIA CONJUNTA Nº 25, DE 09 DE SETEMBRO DE 2016.
Estabelece competências e procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito da Secretaria de Estado de Mobilidade (SEMOB), institui o Comitê Setorial de Gestão do Sistema e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o SECRETÁRIO DE ESTADO DE MOBILIDADE DO DISTRITO FEDERAL (SEMOB), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, de 23 de agosto de 2016, alterado pelo Decreto 37.565, de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer competências e procedimentos para utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito da Secretaria de Estado de Mobilidade (SEMOB); instituir o Comitê Setorial de Gestão, e dar outras providências relacionadas à utilização do Sistema na Secretaria.
I - apoiar o Comitê Setorial de Gestão e a Unidade Setorial de Gestão no cumprimento de suas atividades e atribuições;
II - garantir a execução das ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF;
III - definir dois servidores como ponto focal em cada uma das Subsecretarias do seu órgão ou unidades correlatas;
IV - desenvolver o Plano de Comunicação Social, referente à utilização do Sistema com a área de comunicação social do Órgão Gestor do Sistema e com a Secretaria da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais;
V - demandar a aquisição de certificados digitais para as áreas estratégicas, de acordo com as necessidades apontadas pelo Comitê Setorial de Gestão;
VI - garantir suporte tecnológico referente à implantação, utilização, manutenção e sustentação do Sistema;
VII - garantir a continuidade da implantação do Sistema, definindo, com o Órgão Gestor do Sistema, os processos de negócio que serão implantados;
VIII - garantir a manutenção do Sistema após finalizada a fase de implantação.
Art. 3º Compete ao Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SEMOB:
I - executar as ações de gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) em consonância com os normativos do Órgão Gestor, durante a fase de implantação do Sistema;
II - executar as ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF;
III - levantar e validar as informações referentes às estruturas das unidades administrativas, usuários, e demais tabelas auxiliares do SEI-GDF;
IV - manter atualizadas as tabelas de unidades, assinaturas, usuários, assuntos, tipo de processos, modelos e hipóteses legais;
V - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI-GDF, em relação às especificidades dos processos definidos pela SEMOB, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
VI - orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos implantados a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento do SEI-GDF;
VII - orientar as unidades administrativas quanto à guarda e acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente e que forem inseridos no SEI-GDF;
VIII - orientar internamente quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
IX - receber, analisar e encaminhar ao Órgão Gestor do Sistema as ocorrências de problemas técnicos não solucionados;
X - indicar quais as unidades administrativas procederão à Certificação Digital de documentos;
XI - monitorar e elaborar relatórios sobre a fase de implantação e funcionamento do Sistema;
XII - monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF.
Art. 4º Compete às Unidades Setoriais de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SEMOB:
I - executar as ações de gestão do SEI-GDF, em consonância com os normativos do Órgão Gestor, depois de finalizada a fase de implantação do Sistema, no âmbito do seu órgão.
II - aplicar e disseminar as diretrizes, normas e procedimentos relacionadas ao Sistema;
III - informar à Unidade Central de Gestão a necessidade de alimentação e atualização das tabelas auxiliares do Sistema;
IV - manter atualizadas as tabelas auxiliares do Sistema;
V - cadastrar, atribuir e gerenciar os perfis de acesso dos usuários;
VI - orientar e assistir os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do Sistema, em relação às especificidades dos processos de negócio dos órgãos, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
VII - orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos implantados a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento;
VIII - orientar as unidades administrativas quanto à guarda e acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente e que forem inseridos no SEI-GDF;
IX - atender e orientar internamente quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
X - receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente;
XI - monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF;
XII - monitorar e elaborar relatórios mensais de funcionamento do Sistema que forneçam dados sobre a implantação e manutenção do sistema;
XIII - propor melhorias ao Sistema do SEI-GDF.
Art. 5º Compete à Unidade de Tecnologia da Informação (TI) no âmbito da SEMOB:
I - definir um ponto focal da área;
II - manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local do seu órgão;
III - conhecer o tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão;
IV - conhecer a análise do tráfego de rede do órgão com a Unidade Técnica de Gestão;
V - conhecer o tipo de processo a ser implantado no SEI-GDF;
VI - fornecer suporte tecnológico referente à implantação e utilização do Sistema;
VII - disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário.
Art. 6º A utilização do SEI-GDF no âmbito da SEMOB ocorrerá de forma escalonada iniciando-se pelo processo de negócio "Autorização de Táxi" sendo os demais processos previamente definidos pelo Órgão Gestor e pela SEMOB.
Art. 7º As espécies documentais numeradas, produzidas no Sistema, serão acrescidas da descrição "SEI-GDF" durante a fase de implantação do SEI na SEMOB.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" iniciará com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
§ 2º Após finalizada a fase de implantação do Sistema em toda a Secretaria, a descrição "SEI-GDF", será suprimida.
Art. 8º Durante a fase de implantação do SEI, na SEMOB, os processos serão iniciados com o número 10.000 (dez mil).
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da SEMOB, a numeração dos processos será iniciada com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
Art. 9º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos dar-se-ão exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 10. Para cada processo de negócio implantado, no âmbito da SEMOB, e que tenha que ser tramitado fisicamente para órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - a SEMOB produzirá um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravará em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SEMOB deverá imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora receberá o Ofício e procederá ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta à SEMOB, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.
Art. 11. Os processos tramitados à SEMOB por órgãos da Administração Direta ou Indireta do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramitará o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SEMOB receberá o processo no SICOP e tramitará o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo serão produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;
IV - finalizada a análise pela SEMOB, a unidade responsável tramitará o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 12. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 13. Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SEMOB, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF durante o processo de implantação.
§ 1º O Comitê Setorial de Gestão deverá atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
§ 2º Havendo divergências entre a padronização definida pelo Órgão Gestor do Sistema na implantação e na operacionalização executada pela SEMOB, esta terá o prazo de 15 dias corridos, a partir da notificação da desconformidade, para fazer a adequação, podendo apresentar contrarrazões.
§ 3º Expirado o prazo de adequação, o Órgão Gestor do Sistema SEI-GDF realizará os ajustes necessários no Sistema.
Art. 14. Para utilização do SEI-GDF, faz-se necessário que o servidor tenha, obrigatoriamente, usuário de rede local do seu órgão e que esta seja acessível pela rede GDFNET.
Art. 15. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê de Gestão Setorial do SEI-GDF, no âmbito da SEMOB:
I - Roberto Seara Machado Pojo Rego, matrícula n° 269.219-8, que o Coordenará,
Humberto Benincasa Neto, matrícula n° 268.979-0, como suplente do Coordenador;
Bruna Karin Takaki de Almeida, matrícula n° 269.166-3;
Eduardo Campedelli Kavamoto, matrícula nº 269.187- 6;
Matson Lopes da Silva, matrícula nº 379.816;
Ludgero Santos Neto, matrícula n° 269.167- 1;
Amanda Sanches Lima, matrícula n° 267.547-1;
Lucas Tadeu de Paiva, matrícula 177.307- 0;
Carollina Vieira De Andrade, matrícula n° 269.178-7;
Alfredo Murillo Gameiro de Souza, matrícula nº 267.081-X; e
Alexandre Carvalho da Silva, matrícula nº 37.839-9.
Art. 16. Os processos físicos legados não serão digitalizados e inseridos no SEI-GDF.
Art. 17. A SEMOB poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art.18. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 19. Esta Portaria Conjunta entrará em vigor na data de sua publicação.
Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretaria de Estado de Mobilidade
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 173 de 13/09/2016 p. 15, col. 1
DODF nº 173, seção 2 de 13/09/2016