PORTARIA CONJUNTA Nº 02, DE 12 DE JANEIRO DE 2018
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL (SEPLAG) E O DIRETOR PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO DE APOIO À PESQUISA DO DISTRITO FEDERAL (FAPDF), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, e o contido no processo SEI-GDF n° 00410.00019729/2017-93 RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Fundação de Apoio à Pesquisa (FAPDF) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos e documentos da FAPDF, a partir de 04 de dezembro de 2017 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Parágrafo único. Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF promover a gestão do projeto e a capacitação dos gestores do Sistema de Permissões na FAPDF.
Art. 3º Fica acrescentada a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após a finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF os processos da FAPDF se iniciam com o número "2000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos da FAPDF ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo produzido no âmbito da FAPDF, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a FAPDF deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a FAPDF deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à FAPDF, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à FAPDF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a FAPDF deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela FAPDF, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da FAPDF, para executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da FAPDF:
I - Mário Cezar de Oliveira Júnior, matrícula nº 1.682.284-6, que o Coordenará;
II - Jussara Romeiro Rabelo, matrícula nº 1.688.904-6, como suplente do Coordenador;
III - José de Anchieta Macedo de Carvalho, matrícula nº 1.672553-0, como membro;
IV - Elaine Cristina Barroca, matrícula nº 1.674.945-6, como membro;
X - Verônica Soares Leite, matrícula nº 1.678.104-X, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A FAPDF expedirá normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a FAPDF deve expedir Instrução com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
WELLINGTON LOURENÇO DE ALMEIDA
Diretor-Presidente da Fundação de Apoio à Pesquisa
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 13 de 18/01/2018 p. 15, col. 2
DODF nº 13, seção 1, 2 e 3 de 18/01/2018