PORTARIA Nº 226, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2015.
(revogado pelo(a) Portaria 47 de 27/04/2017)
Disciplina a realização das ações de controle pela Controladoria-Geral do Distrito Federal – CGDF na Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Distrito Federal, na condição de Órgão Central de Controle Interno.
O CONTROLADOR-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 105, parágrafo único, incisos I, III e V da Lei Orgânica do Distrito Federal, e o art. 8º, incisos I, II e VII, da Lei nº 3.105, de 27 de dezembro de 2002, e considerando a necessidade de disciplinar a realização das ações de controle pela Subcontroladoria de Controle Interno, RESOLVE:
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Portaria disciplina as ações de controle realizadas pela Controladoria-Geral do Distrito Federal – CGDF, na condição de Órgão Central de Controle Interno, em especial quanto à organização, a execução, a relatoria e a divulgação, bem como a interlocução com as demais Unidades Orgânicas do Poder Executivo Distrital e órgãos externos ao Governo do Distrito Federal – GDF.
§ 1º Entendem-se por ações de controle as atividades auditoriais organizadas consoante a estratégia de integração definida para um determinado período e que vise resultados claramente estabelecidos. Trata-se do próprio processo de controle exercido pelo Órgão Central de Controle Interno de forma independente dos processos de planejamento e de execução de responsabilidade dos gestores.
§ 2º As ações de controle serão conduzidas com vistas à verificação dos resultados da atuação das Unidades que compõem a estrutura Orgânica do GDF, considerando o escopo de cada trabalho.
§ 3° O resultado das ações de controle deve contribuir para a melhoria da gestão pública do GDF, de forma a possibilitar o aprimoramento dos controles internos administrativos, que são conceituados como o conjunto de atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos interligados, estabelecidos com vistas a garantir o atingimento dos objetivos institucionais, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão e a geração de informações preventivas e oportunas para subsidiar o processo decisório das áreas examinadas, com ênfase na gestão de riscos.
§ 4º O Controle Interno deve fiscalizar e fomentar o dever de prestar contas por parte dos responsáveis, pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais o GDF responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.
§ 5º O Órgão Central de Controle Interno apoiará o órgão de Controle Externo no cumprimento de sua missão institucional, sendo vedada a assunção de ações de controle de competências próprias do Órgão de Controle Externo. O apoio ao órgão de Controle Externo consiste na prestação de informações e de encaminhamento dos resultados das ações de controle interno exercidas no âmbito da Controladoria-Geral, sem prejuízo do que dispuser a legislação específica.
§ 6º O controle primário dos gestores deve ser exercido sobre todas as atividades do GDF, em todos os níveis e em todas as Unidades, compreendendo, particularmente, o controle, pelas autoridades competentes, da execução dos programas e da observância das normas aplicáveis, cabendo ao Controle Interno a indicação de eventuais inadequações, por ocasião dos trabalhos previstos ou incluídos no decorrer do exercício no Programa Anual de Auditoria.
Art. 2º As ações de controle serão realizadas:
I – em cumprimento ao Programa Anual de Auditoria;
II – por determinação do Exmo. Governador do Distrito Federal;
III – de ofício, por determinação do dirigente do Órgão Central de Controle Interno;
IV – de ofício, por determinação do Subcontrolador de Controle Interno.
§ 1º As Auditorias e as Inspeções serão autuadas em processo administrativo próprio e deverão seguir, no que couber, as fases e procedimentos aplicáveis às ações de controle, prevista nesta Portaria.
§ 2º Consideram-se autorizadas as Auditorias e as Inspeções com a expedição de Ordem de Serviço que conterá, dentre outros, o objeto e o prazo para sua conclusão.
§ 3º As auditorias de contas anuais dos ordenadores de despesas e auditorias especiais terão seus prazos definidos conforme os critérios desta Portaria.
Art. 3º Os responsáveis pelas Unidades Orgânicas do Poder Executivo Distrital obrigatoriamente devem prestar quaisquer informações ou fornecer documentos necessários ao cumprimento das competências do Órgão Central de Controle Interno, nos prazos estabelecidos, ressaltando que restrições aos trabalhos de controle, sem motivação adequada e suficiente, sujeitam os responsáveis à responsabilização disciplinar.
Parágrafo único. O Órgão Central de Controle Interno poderá requisitar e ter acesso irrestrito a processos, documentos, registros, operações, dados e quaisquer outras informações, inclusive aquelas armazenadas em quaisquer sistemas corporativo do GDF.
Seção I
MEDIDAS DE PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO
Art. 4º As ações de controle do Órgão Central de Controle Interno do GDF serão pautadas pelas seguintes diretrizes:
I – promover o incremento da transparência pública;
II – coletar e dar tratamento às informações estratégicas necessárias ao desenvolvimento das ações de controle;
III – promover intercâmbio contínuo com outros órgãos de informações estratégicas para a prevenção e o combate à corrupção;
IV – encaminhar aos órgãos de controle externo, quando for o caso, as informações recebidas de órgãos de investigação e inteligência, com a respectiva análise pela Subcontroladoria de Controle Interno;
V – sugerir a implantação de medidas para fomentar a participação da sociedade civil na prevenção da corrupção, no que se refere às ações de responsabilidade do GDF;
VI – fomentar o fortalecimento da gestão pública e do controle social;
VII – atuar para prevenir situações de conflito de interesses no desempenho de funções no âmbito do GDF;
VIII – contribuir para a promoção da ética e o fortalecimento da integridade no GDF;
IX – reunir e integrar dados e informações referentes à prevenção e ao combate à corrupção no âmbito do GDF;
X – promover o aumento e a difusão dos conhecimentos em matéria de prevenção da corrupção e contribuir para a correta formulação e execução de ações sobre o tema no âmbito do GDF.
BASE LEGAL E CONCEITUAL DE ATUAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
Seção I
FUNDAMENTO NORMATIVO DA ATUAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
Art. 5º As ações de controle do Órgão Central de Controle Interno são fundadas nos seguintes elementos:
I – o Sistema de Controle Interno é previsto no art. 74 da Constituição da República Federativa do Brasil – CRFB de 1988 e no art. 80 da Lei Orgânica do Distrito Federal – LODF de 1994;
II – o Sistema de Controle Interno tem a responsabilidade de fiscalizar o dever dos gestores de prestar contas, conforme o art. 70 da CRFB de 1988 e o art. 77 da LODF;
III – o dirigente do Sistema de Controle Interno pode representar ao Ministério Público quando não atendido ao disposto no art. 11, VI, da Lei n o 8.429, de 2 de junho de 1992, ou seja, o Controle Interno fiscaliza as contas dos responsáveis por bens, valores e dinheiros públicos e respectivos substitutos, nos termos do regulamento do Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF, constantes do rol de responsáveis do Sistema Integrado de Gestão Governamental – SIGGo;
IV – a responsabilidade solidária dos responsáveis pelo Controle Interno é prevista no art. 74, §1º, CRFB de 1988, no art. 80, §1º, LODF e no art. 50, Lei complementar 01/1994 (Lei Orgânica do TCDF).
V – o poder-dever para realizar ações de controle é estabelecido pela CF de 1988 e pela LODF, conforme mencionado no inciso I acima, bem como pela Lei nº 830/1994 (trata do Sistema de Controle Interno e dos subsistemas, incluindo o de auditoria), pela Lei 3.105/2002, alterada pela Lei nº 3.163/2003 (cria a Corregedoria-Geral, atual CGDF), e pela Lei Complementar Distrital nº 1, de 9 de maio de 1994, arts. 48 e 49, Decreto 32.236/2015 e eventuais alterações posteriores, e demais normativos correlatos;
VI – a Lei Distrital nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012 – Lei de Acesso à Informação (LAI) Distrital, em especial, atribui transparência ativa aos relatórios de auditoria
VII – o Órgão Central de Controle Interno é responsável pela supervisão técnica e orientação normativa do Sistema de Controle Interno do Distrito Federal, de acordo com o art. 3º, §1º, II da Lei Distrital nº 830, de 27 de dezembro de 1994; art. 2º da Lei Distrital nº 3.105, de 27 de dezembro de 2002, alterada pela Lei nº 3.163, de 3 de julho de 2003; Lei Distrital nº 4.448, de 21 de dezembro de 2009; art. 1º do Decreto Distrital nº 32.840, de 6 de abril de 2011 (auditorias internas) e Decreto 34.367/2011 (Unidades de Controle Interno – UCI no âmbito das Secretarias de Estado).
VIII – a internalização e o incentivo para que a Administração Pública Distrital adote boas práticas de gestão, controle e governança internacionalmente reconhecidas, com destaque para a ISO 31000:2009 – Gestão de Riscos; ISO 27001:2005 - Sistemas de Gerência da Segurança da Informação; ISO 19011:2011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão; Controle Interno – Estrutura Integrada – 2013 do Comitê de Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway (COSO); Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK – 2014) do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI); Modelo IA-CM (Avaliação de Capacidade de Auditoria Interna) do Banco Mundial.
IX – a obrigatoriedade de observar a normatização, sistematização e padronização dos procedimentos de auditoria definidos pelo Órgão Central de Controle Interno previstos nesta Portaria.
Seção II
DAS UNIDADES DE CONTROLE INTERNO – UCIs
Art. 6º As Unidades de Controle Interno estão sujeitas à subordinação técnica e normativa ao Órgão Central de Controle Interno do Distrito Federal, devendo obrigatoriamente observar a normatização, sistematização e padronização dos procedimentos de auditoria definidos por esse Órgão conforme estabelece o art. 3º do Decreto Distrital nº 34.367, de 16 de maio de 2013 e eventuais alterações posteriores.
§ 1º As Unidades de Controle Interno devem atender as demandas do Órgão Central de Controle Interno inerentes às atividades de sua competência, conforme previsto no Decreto nº 34.367, de 16 de maio de 2013, art. 3º, IX, em especial as seguintes:
I – realizar auditoria relativa ao exame das Tomadas de Contas Anual – TCA das Secretarias de Estado nas quais estejam lotados, bem como dos fundos diretamente vinculados;
II – realizar auditorias especiais e inspeções demandadas pelo Órgão Central de Controle Interno;
III – analisar, sob a supervisão do órgão Central de Controle Interno, os atos e fatos com indícios de ilegalidade ou irregularidade, praticados por agentes públicos ou privados, na utilização de recursos públicos, sem prejuízo da comunicação aos gestores responsáveis, com vistas à adoção das medidas necessárias à resolução do problema apontado;
IV – acompanhar o cumprimento das recomendações consignadas nos Relatórios de Auditoria e de Inspeções, e de outras demandas oriundas do Órgão Central de Controle Interno, promovendo, quando necessário, a inserção de informações no Sistema de Gestão de Auditoria do Distrito Federal – SaeWeb.
V – apoiar a implantação da gestão de riscos e aprimoramento da estrutura de controles primários no respectivo órgão, atuando para fomentar a Auditoria Baseada em Riscos.
VI – atuar em outras demandas do Órgão Central de Controle Interno.
§ 2º Os servidores da carreira de auditoria de controle interno, lotados nas Unidades de Controle Interno, no atendimento específico das demandas autorizadas pelo Órgão Central de Controle Interno, serão incluídos em ordens de serviços da Subcontroladoria de Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal – CGDF, com vistas ao cumprimento das demandas previstas nos incisos I a VI do caput, devendo seguir o rito estabelecido nesta Portaria no tocante à execução das ações de controle.
§ 3º Os relatórios de auditoria e inspeções, solicitações de ações corretivas, notas técnicas e quaisquer outros documentos, emitidos na forma disposta no parágrafo anterior, devem ser preliminarmente submetidos à aprovação direta e exclusiva da Subcontroladoria de Controle Interno, que os submeterá, após a devida revisão, ao dirigente do Órgão Central de Controle Interno para aprovação e emissão, devendo ser observadas as regras de padronização, numeração, prazo, tramitação, formatação e publicidade aplicáveis no âmbito da Controladoria-Geral do Distrito Federal – CGDF.
§ 4º O não atendimento ao parágrafo anterior, bem como a emissão de quaisquer outros documentos fora das previsões desta Portaria sujeitam os servidores às sanções disciplinares previstas na Lei Complementar nº 840/2011.
Seção III
INTERAÇÕES COM AS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA DISTRITAL
Art. 7º As Auditorias Internas da Administração Indireta estão sujeitas a subordinação técnica e normativa do Órgão Central de Controle Interno, sendo que as interações com tais Unidades se materializam de forma não exaustiva pelos seguintes requisitos:
I – obrigatoriedade de submissão dos Planos Anuais de Atividades de Auditoria Interna à aprovação prévia do Órgão Central de Controle Interno e de encaminhamento tempestivo de Relatórios de Auditoria e dos Relatórios Anuais de Atividades de Auditoria Interna para conhecimento do Órgão Central de Controle Interno, conforme estabelece o art. 1.º, I e II do Decreto Distrital nº 32.840, de 6 de abril de 2011;
II – representação formal de irregularidades detectadas ao Órgão Central de Controle Interno, considerando que os responsáveis pelas Auditorias Internas da Administração Indireta do Distrito Federal, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, após confirmação por meio de procedimentos técnicos de auditoria necessários, dela darão ciência ao Órgão Central de Controle Interno;
III – participação nas capacitações e reuniões promovidas pelo Órgão Central de Controle Interno;
IV – participação em auditorias compartilhadas, conforme aprovação prévia do Subcontrolador de Controle Interno e do dirigente do Órgão Central de Controle Interno;
V – emissão obrigatória de parecer sobre as contas anuais da entidade no conteúdo mínimo indicado pelo Órgão Central de Controle Interno.
INTERAÇÕES COM ÓRGÃOS DE CONTROLE EXTERNO
Art. 8º O Órgão Central de Controle Interno poderá representar ao Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF, bem como aos demais órgãos que compõem a rede de controle, em especial ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios – MPDFT e à Polícia Civil do Distrito Federal – PCDF, especialmente quando se configurar improbidade administrativa e todos quantos recomendem a indisponibilidade de bens, o ressarcimento ao erário e outras providências a cargo daqueles órgãos.
§ 1º A representação poderá ocorrer quando forem constatadas falhas graves ou, ainda, no caso de inação ou morosidade na adoção de providências saneadoras sugeridas nos relatórios das ações de controle ou outros documentos hábeis emitidos pelo Órgão Central de Controle Interno, que justifiquem a atuação dos órgãos de que trata o caput.
§ 2º O Órgão Central de Controle Interno, por meio da Subcontroladoria de Controle Interno, poderá realizar ações compartilhadas com os órgãos de que trata o caput, desde que operacional e tecnicamente viável e após análise e aprovação do Controlador-Geral.
Seção IV
CONTROLE INTERNO INSTITUCIONAL E CONTROLE PRIMÁRIO
Art. 9º A Controladoria-Geral do Distrito Federal, na condição de Órgão Central de Controle Interno, é responsável por exercer, no âmbito do GDF, o Controle Interno Institucional, que consiste no exercício legal e sistemático do poder-dever de realização das ações de controle.
Parágrafo único. O Controle Primário não se confunde com o Controle Interno Institucional, pois é exercido pelos gestores sobre os fatos e atos administrativos praticados no exercício regular da gestão, conforme previsto no art. 13, alínea “a”, do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, e conforme art. 1º, § 5º desta norma.
Seção V
CONCEITO E OBJETIVO DA AUDITORIA
Art. 10 A auditoria, para fins desta Portaria, é o conjunto de técnicas que visa avaliar a Gestão Pública, pelos processos e resultados gerenciais, e a aplicação de recursos públicos por entidades de direito público e privado, mediante a confrontação entre uma situação encontrada com um determinado critério técnico, operacional ou legal. Trata-se de um indispensável meio de controle do Estado na busca da melhor alocação de seus recursos, não só atuando para corrigir os desperdícios, a improbidade, a negligência e a omissão, mas, principalmente, antecipando-se a essas ocorrências, como também busca garantir os resultados pretendidos, além de destacar os impactos e benefícios sociais.
Art. 11 A auditoria tem como objetivo primordial garantir resultados operacionais na gerência da coisa pública sob a tutela do GDF.
Parágrafo único. O resultado das ações de controle deve contribuir para a melhoria da gestão governamental, de forma a possibilitar o aprimoramento dos controles primários e a geração de informações preventivas e oportunas para subsidiar o aperfeiçoamento da Gestão Pública.
Seção VI
DA INDEPENDÊNCIA E DA HIERARQUIA DAS AÇÕES DE CONTROLE
Art. 12 A independência é um princípio fundamental aplicado à ação de controle, no qual o auditor tem autonomia para elaborar o relatório da ação de controle e de emitir opinião, desde que siga as demais regras atinentes ao trabalho realizado, ou seja, a ação de controle deve ser autorizada, planejada e os relatórios devem se basear em papeis de trabalho devidamente registrados, que contenham suporte técnico, fático, legal, e operacional para cada apontamento e, sobretudo, que se sustente em evidências adequadas e suficientes.
Art. 13 A hierarquia representa um poder da Administração, ou seja, o Poder Hierárquico, que se caracteriza pela existência de graus de subordinação entre os diversos órgãos e agentes do Poder Executivo. O Poder Hierárquico permite à Administração estabelecer relações, distribuindo as funções de seus órgãos e agentes conforme o escalonamento hierárquico. Neste sentido, a independência não impede que os relatórios das ações de controle, que têm caráter institucional, sejam examinados, discutidos e revisados pelos superiores hierárquicos, com vistas a aprimorá-los, sob o aspecto redacional e técnico, especialmente quando houver deficiências nos papeis de trabalho e nas evidências que o suportam. Desse modo, não se confunde a independência com a hierarquia.
Seção VII
DA CONDUTA PROFISSIONAL ESPERADA DO AUDITOR E DO INSPETOR TÉCNICO DE CONTROLE INTERNO QUE EXECUTAM AÇÕES DE CONTROLE
Art. 14 As principais normas comportamentais aplicadas ao auditor e ao inspetor técnico de controle interno no desempenho de ações de controle são as seguintes:
I – comportamento ético - deve proteger os interesses da sociedade e respeitar as normas de conduta que regem os servidores públicos, não podendo valer-se da função em benefício próprio ou de terceiros, ficando, ainda, obrigado a guardar confidencialidade das informações obtidas, não devendo revelá-las a terceiros sem autorização específica, salvo se houver obrigação legal ou profissional de assim proceder;
II – cautela e zelo profissional - agir com prudência, habilidade e atenção, de modo a reduzir ao mínimo a margem de erro e acatar as normas de ética profissional, o bom senso nos atos e recomendações, o cumprimento das normas gerais de controle interno e o adequado emprego dos procedimentos de aplicação geral ou específica;
III – independência - manter uma atitude de independência em relação ao agente controlado, de modo a assegurar imparcialidade no trabalho, assim como nos demais aspectos relacionados com a atividade profissional;
IV – soberania - possuir o domínio do julgamento profissional, pautando-se no planejamento dos exames de acordo com o estabelecido na ordem de serviço, na seleção e aplicação de procedimentos técnicos e testes necessários, e na elaboração dos relatórios;
V – imparcialidade - abster-se de intervir em casos onde haja conflitos de interesses que possam influenciar na imparcialidade do trabalho, devendo comunicar o fato aos superiores hierárquicos;
VI – objetividade - apoiar-se em documentos e evidências que permitam convicção da realidade ou a veracidade dos fatos ou situações examinadas;
VII – conhecimento técnico e capacidade profissional - em função da atuação multidisciplinar, deve possuir um conjunto de conhecimentos técnicos, experiência e capacidade para as tarefas que venham a executar, conhecimentos contábeis, econômicos, financeiros, e de outras disciplinas, como a gestão de controles internos e a gestão de riscos corporativos, para o adequado cumprimento do objetivo do trabalho;
VIII – atualização dos conhecimentos técnicos - manter atualizado seus conhecimentos técnicos, acompanhando a evolução das normas, procedimentos e técnicas aplicáveis ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo do Distrito Federal;
IX – uso de informações de terceiros - valer-se de informações anteriormente produzidas pelos profissionais do Órgão Central de Controle Interno e Externo, não necessitando reconfirmá-las ou retestá-las, haja vista que se presume a utilização das mesmas técnicas e observação das mesmas normas no âmbito do Sistema de Controle Interno e Externo do Distrito Federal;
X – cortesia - ter habilidades no trato, verbal e escrito, com pessoas e instituições, respeitando superiores, subordinados e pares, bem como, aqueles com os quais se relaciona profissionalmente.
Seção VIII
TIPOS DE AÇÕES DE CONTROLE
Art. 15 Os tipos de ações de controle realizadas pelo Órgão Central de Controle Interno são os seguintes:
I – AUDITORIA ANUAL DE CONTAS - Ação de controle sobre a regularidade do processo de contas anual dos órgãos e entidades cujos responsáveis terão as contas julgadas pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal, com vistas à verificação da conformidade e dos resultados da atuação da unidade no exercício a que se referem. Os exames de auditoria anual de contas se destinam a subsidiar a emissão de opinião institucional sobre a gestão dos responsáveis pelos órgãos e entidades auditados, expressa no Certificado de Auditoria, a partir da análise das peças e informações que constituem o processo de contas e com base nas demais ações de controle realizadas sobre os atos e fatos da gestão no exercício analisado. Esse tipo de auditoria deve considerar todas as demais ações de controle desenvolvidas no exercício, quer sejam do Órgão de Controle Interno e Externo.
II – AUDITORIA ESPECIAL - Ação de controle que objetiva o exame, programado ou extraordinário, de áreas de gestão consideradas relevantes, com vistas à análise e avaliação de processos, programas, ações, atividades e projetos ou destinada à apuração de denúncias.
III – INSPEÇÃO - Ação de controle destinada à verificação pontual de determinado objeto, ajuste, transação ou ato de gestão, em curso ou já concretizado. É realizada com foco específico para apurar a procedência de denúncias ou representações que noticiem supostas irregularidades na aplicação dos recursos públicos. A inspeção se diferencia da Auditoria Especial, na medida em que deve seguir planejamento resumido e rito célere para permitir, nos casos necessários, que o Controle Interno recomende ação corretiva tempestiva e oportuna à preservação do interesse público.
IV – AUDITORIA ANUAL DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO GOVERNADOR - Ação de Controle destinada à elaboração de relatórios para compor a Prestação de Contas Anual do Governador – PCAGOV, com foco na avaliação de Programas de Governo e no cumprimento de normativos dispostos no art. 80, III a V, da LODF e art. 138, VI-b e XIV, do Regimento Interno do TCDF, aprovado pela Art./1990-TCDF.
Parágrafo único. A auditoria especial pode ser classificada nas seguintes modalidades:
I – Auditoria de Regularidade - Verifica a legalidade dos atos de natureza contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, praticados pela Unidade auditada, e também das aplicações de recursos públicos por entidades de direito privado que tenham recebido do Erário (art. 80, II, da LODF);
II – Auditoria Operacional ou Desempenho - avalia atividades, projetos, programas e ações governamentais, bem como entidades e órgãos públicos, quanto a aspectos de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade, com objetivo de contribuir para o melhor desempenho da gestão pública;
III – Auditoria de Acompanhamento da Gestão - realizada ao longo dos processos de gestão, com o objetivo de se atuar em tempo real sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais positivos e negativos do Órgão ou Entidade, evidenciando melhorias e economias existentes no processo ou prevenindo gargalos ao desempenho da sua missão institucional;
IV – Auditoria de Monitoramento das Ações de Controle – tem por objetivo verificar o cumprimento dos planos de providência do Órgão de Controle Interno e demandas de órgãos externos dirigidas especificamente ao Órgão de Controle Interno;
V – Auditoria de Pessoal - tem por objetivo avaliar a conformidade dos procedimentos e do deferimento de vantagens e a forma de calcular qualquer parcela integrante da remuneração dos servidores ou empregados, em cumprimento ao inciso III, do art. 80, da Lei Orgânica do Distrito Federal;
VI – Auditoria Contábil - tem por objetivo aumentar o grau de confiança nas demonstrações contábeis por parte dos usuários, mediante a expressão de uma opinião pelo auditor se tais demonstrações foram elaboradas, em todos os aspectos relevantes, em conformidade com uma estrutura de relatório financeiro aplicável;
VII – Auditoria de Suprimento de Fundos de Caráter Sigiloso - auditoria de regularidade sobre a concessão, aplicação e prestação de contas dos suprimentos de fundos de caráter reservado. VIII – Auditoria Integrada – auditoria que contempla de forma integrada as funções da auditoria de regularidade e operacional/desempenho;
IX – Auditoria em Tomada de Contas Especial – auditoria sobre processos de tomada de contas especial, com vistas à emissão de relatório e certificado de auditoria, visando o cumprimento de exigências de norma própria do Tribunal de Contas do Distrito Federal;
X – Auditoria Baseada em Riscos – auditoria realizada com vistas à verificação da efetividade do processo de gerenciamento de riscos e dos controles primários das Unidades do GDF.
Parágrafo único. Aplicam-se à auditoria anual da Prestação de Contas do Governador os incisos II e IV.
Seção IX
PROCEDIMENTOS, TESTES E TÉCNICAS DE AÇÕES DE CONTROLE
Art. 16 Os Procedimentos e as Técnicas de Ações de Controle se constituem em investigações técnicas que tomadas em conjunto permitem a formação fundamentada da opinião por parte do Órgão de Controle Interno.
§ 1º Procedimento de Auditoria é o conjunto de verificações e averiguações previstas no programa de auditoria, que permite obter evidências ou provas suficientes e adequadas para analisar as informações necessárias à formulação e à fundamentação da opinião por parte do Controle Interno. Trata-se, ainda, de mandamento operacional efetivo, o que seja: são as ações necessárias para atingir os objetivos das auditorias. Também chamado de comando, o procedimento representa a essência do ato de auditar, definindo o ponto de controle sobre o qual se deve atuar. O fundamental é descrever o que se deve fazer, ou seja, como deve ser o exame. Esse abrange testes de observância e testes substantivos. O procedimento de auditoria pode ser priorizado na resolução de um problema focal e de questões de auditoria, caso o planejamento utilizado seja do modelo completo, conforme definição prevista nesta Portaria.
§ 2º Testes de Observância visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle estabelecidos pela Administração estão em efetivo funcionamento.
§ 3º Testes Substantivos visam à obtenção de evidências quanto à suficiência, exatidão e validação dos dados produzidos pelos sistemas contábeis e administrativos das Unidades, dividindo-se em testes de transações e saldos e procedimentos de revisão analítica.
§ 4º Técnica de Auditoria é o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o controle para a obtenção de evidências, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e úteis para conclusão dos trabalhos. É necessário observar a finalidade específica de cada técnica de auditoria com vistas a se evitar a aplicação inadequada, a execução de exames desnecessários e o desperdício de recursos humanos e tempo.
Art. 17 São tipos básicos de técnicas de auditoria:
I – Indagação Escrita ou Oral - uso de entrevistas e questionários aplicados ao pessoal da unidade/ entidade auditada, para a obtenção ou confirmação de dados e informações;
II – Análise Documental - exame de processos, atos formalizados e documentos avulsos;
III – Conferência de Cálculos - revisão das memórias de cálculos ou a confirmação de valores por meio do cotejamento de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados;
IV – Confirmação Externa ou Circularização- verificação em fontes externas ao auditado, a fidedignidade das informações obtidas internamente. A técnica consiste na circularização das informações com a finalidade de obter confirmações em fonte diversa da origem dos dados;
V – Exame dos Registros - verificação dos registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados. A técnica pressupõe a verificação desses registros em todas as suas formas;
VI – Correlação das Informações Obtidas - cotejamento de informações obtidas de fontes independentes, autônomas e distintas, no interior da própria organização. Essa técnica procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidência;
VII – Exame Físico - exame usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou qualidade de bens tangíveis. A evidência é coletada sobre itens tangíveis;
VIII – Observação das Atividades e Condições - verificação das atividades que exigem a aplicação de testes flagrantes, com a finalidade de revelar erros, problemas ou deficiências que de outra forma seriam de difícil constatação. Os elementos da observação são:
a) a identificação da atividade específica a ser observada;
b) observação da sua execução;
c) comparação do comportamento observado com os padrões; e
IX – Corte das Operações ou Cut-Off - corte interruptivo das operações ou transações para apurar, de forma seccionada, a dinâmica de um procedimento. Representa a “fotografia” do momento-chave de um processo;
X – Rastreamento - investigação minuciosa, com exame de documentos, setores, unidades, órgãos e procedimentos interligados, visando dar segurança à opinião do responsável pela execução do trabalho sobre o fato observado.
XI – Revisão Analítica – consiste na utilização de inferências lógicas ou na estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão sobre o objeto auditado. Objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Na aplicação dos procedimentos de revisão analítica, o auditor deve considerar o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcançáveis; a natureza do órgão/entidade e o conhecimento adquirido em fiscalizações anteriores; e a disponibilidade de informações, sua relevância, confiabilidade e comparabilidade.
INSTRUMENTALIZAÇÃO DAS AÇÕES DE CONTROLE
Seção I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 18 A realização das ações de controle se dará por equipe composta de auditores de controle interno (podendo ser auxiliados por inspetores técnicos de controle interno), com conhecimento técnico, postura proativa e capacidade de interlocução e mediação de conflitos.
§ 1º Por equipe de auditoria entenda-se o grupo de auditores e inspetores responsáveis pela execução das ações de controle autorizadas por ordem de serviço emitida pelo Subcontrolador de Controle Interno e formalmente designados pelo Diretor e pelo Coordenador de Auditoria, a qual pode, desde que autorizado, valer-se de apoio de outros profissionais do Órgão Central de Controle Interno ou de outras Unidades do GDF. Excepcionalmente, as ações de controle poderão ser executadas por um único auditor de controle interno.
§ 2º A atuação da equipe de auditoria deve seguir o planejamento da execução previamente estabelecido, de modo a garantir a evidenciação das constatações mediante papéis de trabalho devidamente elaborados e organizados e, ainda:
I – realizar interlocução permanente com os gestores das áreas e dirigentes das Unidades auditadas;
II – participar, em apoio aos Diretores de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno, da elaboração do planejamento para execução dos trabalhos, colaborando para a definição de procedimentos, prazos e objetivos a serem alcançados;
III – executar os procedimentos, com vistas à garantia de conformidade da aplicação dos exames e testes sobre as amostras previamente definidas, de forma que os trabalhos se deem conforme a sequência prevista no planejamento;
IV – emitir, após revisão dos Diretores das áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno, as solicitações de auditoria que tratem de requerimento de esclarecimentos e justificativas e as notas de auditoria;
V – elaborar os registros, identificando assuntos conexos, promovendo o encadeamento e a coesão dos textos referentes aos pontos construídos em relação à composição dos relatórios;
VI – efetuar o controle de qualidade dos relatórios produzidos, com foco na adequabilidade e consistência dos apontamentos em relação às evidências obtidas e das recomendações formuladas com as causas e consequências identificadas;
VII – garantir que os papéis de trabalho estejam devidamente organizados e guardados;
VIII – apoiar os Diretores e Coordenadores da Subcontroladoria de Controle Interno, mediante a sinalização de falhas que demandem a realização de intervenções no curso dos trabalhos;
§ 3º Todos os membros da equipe de auditoria respondem pela veracidade, tecnicidade e qualidade de todos os pontos do relatório.
Art. 19 No exercício da atividade de controle interno podem ser emitidos, no Sistema SaeWeb, os seguintes documentos:
I – Solicitação de Auditoria – SA: documento endereçado aos gestores para formalizar pedido de processos, documentos e informações, bem como de esclarecimentos e justificativas de fatos apontados.
II – Nota de Auditoria - NA: documento endereçado aos gestores da Unidade auditada, bem como ao dirigente máximo da CGDF, para informar sobre a constatação de falhas, contendo as recomendações para saná-las.
III – Solicitação de Ação Corretiva - SAC: documento aprovado pelo Subcontrolador de Controle Interno e assinado pelo dirigente do Órgão Central de Controle Interno, podendo ser emitido a qualquer tempo. Destina-se a dar ciência, à autoridade máxima da Unidade auditada, de fatos evidenciados ou de situações potencialmente lesivas ao interesse público e que requeiram a adoção de providências corretivas ou preventivas imediatas, recomendando as medidas de solução necessárias. Caso o dirigente da Unidade auditada não adote as medidas solicitadas e nem apresente justificativas adequadas, caberá ao Órgão Central de Controle Interno representar as irregularidades às instâncias cabíveis.
IV – Nota Técnica - NT: documento utilizado pelo Órgão Central de Controle Interno para a emissão de opinião ou orientação técnica, relativamente ao andamento de processos administrativos, análise de atos de gestão e consultas não vinculativas, independentemente da realização de uma ação de controle.
V – Informativo de Ação de Controle - IAC: documento aprovado pelo Subcontrolador de Controle Interno e pelo dirigente do Órgão Central de Controle Interno, específico das Auditorias de Acompanhamento da Gestão, com vistas a dar conhecimento aos gestores das Unidades auditadas das constatações registradas pelo Órgão Central de Controle Interno, de modo que se proceda a adoção das medidas corretivas antes da eventual emissão do Relatório de Auditoria.
Art. 20 A equipe deve ainda elaborar:
I – Informativo de Ação de Controle, quando aplicável;
II – Matriz de Responsabilização;
III – Relatório de Auditoria/Inspeção;
IV – Relatório de Eficiência e Eficácia, quando aplicável, conforme o Anexo I desta Portaria;
V – Relatório de Auditoria/Inspeção, em versão final, para publicação no sítio Relatório do Órgão Central de Controle Interno, nos parâmetros estabelecidos pela LAI Distrital e orientações internas do Órgão Central de Controle Interno;
VI – Resumo Executivo da Auditoria/Inspeção, para publicação no sítio Relatório do Órgão Central de Controle Interno.
§ 1º As equipes que realizam os trabalhos referentes à Prestação de Contas do Governador deverão seguir os incisos II e V.
§ 2º As Matrizes de Responsabilização acompanharão os processos relativos às Auditorias e Inspeções.
Art. 21 A supervisão dos trabalhos compete aos Diretores das áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno, conforme o tipo de ação de controle.
§ 1º Os membros da equipe não estão eximidos da responsabilidade sobre a qualidade dos trabalhos realizados, a consistência dos relatórios produzidos e a observância dos prazos estabelecidos.
§ 2º A Supervisão se dará em todas as etapas dos trabalhos, desde o planejamento até a revisão e aprovação dos relatórios produzidos pelas equipes e dos respectivos papéis de trabalho, devendo os Diretores da Subcontroladoria de Controle Interno:
I – planejar a execução dos trabalhos, definindo, com a colaboração da equipe, os procedimentos, prazos e objetivos a serem alcançados;
II – acompanhar a atuação das equipes, providenciando os ajustes necessários ao planejamento para garantir a adequada execução das ações de controle;
III – revisar os documentos propostos pela equipe de auditoria, nas condições estabelecidas nesta Portaria;
IV – garantir o cumprimento dos procedimentos e prazos estabelecidos nesta Portaria;
V – participar de interlocuções com os gestores das Unidades auditadas, sobretudo nas situações de maior relevância e complexidade, colaborando para a busca coletiva de soluções para os problemas detectados e subsidiando a elaboração de recomendações oportunas e factíveis;
VI – verificar se os papéis de trabalho produzidos e organizados pelas equipes atendem aos requisitos técnicos estabelecidos nos normativos pertinentes e se as evidências neles contidas suportam os registros elaborados;
VII – revisar o conteúdo e a forma dos relatórios produzidos pelas equipes;
VIII – dar ciência às autoridades competentes, ainda durante a realização dos exames em campo, das constatações potenciais que, em função de seus impactos, demandem a atuação imediata do Órgão Central de Controle Interno.
Art. 22 Os Coordenadores da Subcontroladoria de Controle Interno atuarão como instância revisora da supervisão dos trabalhos realizados pelas equipes, especialmente em relação:
I – ao cumprimento do planejamento da execução da ação de controle;
II – à qualidade e consistência dos registros diante das evidências obtidas;
III – à prestação imediata de informações ao Subcontrolador de Controle Interno sobre fatos identificados pelas equipes que potencialmente tragam impactos negativos à gestão, em razão de sua materialidade, relevância ou criticidade;
IV – à avaliação dos relatórios produzidos pelas equipes, após a revisão prévia dos Diretores, de maneira a estarem presentes os elementos de convicção necessários à conclusão da ação de controle.
Art. 23 As comunicações internas entre as instâncias de supervisão e revisão dos trabalhos deverão ser tempestivas, de modo a garantir a celeridade nas etapas e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Seção II
FASES DAS AUDITORIAS E INSPEÇÕES REALIZADAS PELO CONTROLE INTERNO
Art. 24 As auditorias e inspeções realizadas pela Subcontroladoria de Controle Interno obedecem as seguintes fases:
II – planejamento da execução;
IV – encaminhamento dos resultados;
VI – acompanhamento das recomendações (plano de providências ou follow-up).
Subseção I
Fase de Programação
Art. 25 A fase de Programação consiste nos levantamentos de informações, utilização de critérios de hierarquização das ações desenvolvidas pelas Unidades Orgânicas do Poder Executivo Distrital, classificação dessas ações, processos críticos, dimensionamento da força de trabalho e horas de trabalho disponíveis, indicação das equipes responsáveis pela execução das ações de controle com base em experiências profissionais e formação, bem como a definição do tipo de planejamento a ser utilizado, ou seja, simplificado ou completo.
§ 1º A fase de Programação das ações de controle pautar-se-á pelas diretrizes estratégicas do GDF e deverá considerar a relevância das ações e programas de governo no âmbito do Plano Plurianual – PPA e da Lei Orçamentária Anual – LOA, tendo em vista, ainda, os orçamentos de investimento e os planos específicos aprovados, a avaliação dos riscos inerentes à gestão e os impactos sociais e econômicos almejados com as melhorias a serem implantadas.
Art. 26 A Programação de Auditoria é um plano elaborado pela Subcontroladoria de Controle Interno, contendo a fundamentação técnica, os critérios adotados e a relação de trabalhos programados para cada exercício.
§ 1º A Hierarquização das ações de controle deve considerar, no mínimo, critérios de materialidade, criticidade e relevância, com vistas à definição do nível de prioridade e classificação das Ações de Governo.
§ 2º Após definição dos níveis de prioridade as ações serão classificadas, para efeito da definição das ações de controle, em essenciais, relevantes ou coadjuvantes.
§ 3º Além da Hierarquização das ações, a elaboração da Programação de Auditoria deve considerar o cálculo estimado de horas/servidor, de acordo com as atividades desenvolvidas pela Subcontroladoria de Controle Interno, conforme modelo de documento específico para esse fim.
§ 4º A Programação de Auditoria deve ser submetida à revisão e aprovação do Subcontrolador de Controle Interno e uma vez aprovada, as ações de controle planejadas serão registradas no Sistema SaeWeb.
Art. 27 Para efeito de dimensionamento da alocação da força de trabalho a execução das ações de controle será classificada, considerando a avaliação da complexidade da Unidade a ser auditada:
§ 1º A classificação da complexidade dos trabalhos levará em consideração a hierarquização e, ainda, será definida em função da materialidade do orçamento aprovado, da relevância das ações e programas executados em relação ao conjunto de programas de governo, da criticidade verificada em razão da avaliação dos riscos inerentes à gestão e dos resultados das ações de controle realizadas e em relação ao histórico das ações de controle anteriormente realizados pelo Órgão Central de Controle Interno, bem como as decisões e acórdãos exarados pela Corte de Contas Distrital.
§ 2º A duração das Auditorias Anuais de Contas será definida, obedecendo aos parâmetros abaixo:
§ 3º A delimitação de prazos máximos para a realização das auditorias anuais deve considerar os resultados das outras ações de controle que tenham sido realizadas nas unidades auditadas para efeito da certificação das contas.
§ 4º As auditorias especiais terão seus prazos dimensionados de acordo com tipicidade de cada ação de controle.
Subseção II
Fase de Planejamento
Art. 28 O Planejamento da Execução consiste no instrumento de planejamento de cada uma das ações de controle inclusas na Programação de Auditoria, individualmente. O planejamento da execução deve conter a definição dos testes a serem aplicados, a seleção dos itens objeto de exame e os critérios de amostragem adotados, os custos do trabalho, a equipe de trabalho definida na fase de programação para realizar a ação de controle, o quantitativo de homens/hora definidos na fase de programação alocados à ação de controle e o cronograma de execução.
§ 1º A fase de planejamento antecede a execução dos exames em campo e deve considerar análises preliminares de forma a otimizar a realização dos trabalhos.
§ 2º O planejamento, e todas as fases subsequentes das ações de controle serão realizadas, obrigatoriamente, no Sistema SaeWeb.
§ 3º As auditorias relacionadas à Prestação de Contas do Governador serão gradativamente incluídas no Sistema SaeWeb.
§ 4º A formação das equipes, a definição de prazos e custos considera os seguintes critérios:
a) na formação das equipes devem ser consideradas as diferentes experiências e formações profissionais, tendo em vista o objeto específico da auditoria a ser realizada e a fase de programação, a qual tem como produto principal o Planejamento de Auditoria;
b) os prazos devem ser definidos com base na Programação e nas condições operacionais para realização do planejamento no momento de sua elaboração e aprovação;
c) os custos devem ser compensados pelos benefícios esperados com a realização da auditoria.
Art. 29 O Diretor de Auditoria tem a responsabilidade de elaborar o planejamento, em conjunto com a equipe de auditoria designada para a realização da ação de controle.
Art. 30 Os Coordenadores da Subcontroladoria de Controle Interno são responsáveis pela aprovação dos planejamentos de auditoria.
Art. 31 O planejamento deve ser ajustado em função de especificidades ou atipicidades verificadas em campo que demandem a ampliação ou redução do escopo definido, considerando o princípio da relação custo x benefício do controle, segundo o qual o custo do controle não deve exceder aos benefícios que ele possa proporcionar.
Parágrafo único. As alterações do planejamento durante a fase de apuração devem ser submetidas à aprovação dos Coordenadores da Subcontroladoria de Controle Interno, exceto nos casos em que se refira apenas à definição de procedimentos relacionados aos pontos de controle associados às funções gerenciais aprovadas no planejamento inicial.
Art. 32 O Planejamento de auditoria deve propiciar os seguintes impactos:
I – cumprimento dos prazos programados;
II – melhor relacionamento entre os membros da equipe de auditoria;
III – mitigação do risco de auditoria, ou seja, de não detectar problemas;
IV – alcance dos resultados esperados com a realização da auditoria.
Art. 33 Conforme a complexidade da ação de controle o planejamento poderá ser simplificado ou completo.
§ 1º Planejamento Simplificado - a realização do planejamento da Ação de Controle pode ser feita com rito simplificado para as situações que demandem a produção de resultados dentro prazos exíguos, quando não se mostrar factível o cumprimento normal de prazo para a realização de planejamento completo. Este modelo de planejamento baseia-se na definição de técnicas, testes e procedimentos de auditoria sem a necessidade da utilização de técnicas de diagnóstico apuradas, a exemplo do relatório de situação, matriz SWOT, matriz de riscos e matriz integrada de planejamento baseada em análise de riscos. Esse tipo de planejamento deve ser utilizado para ações de controle de menor complexidade.
§ 2º Planejamento Completo - modelo de planejamento que passa pelas seguintes etapas:
I – realização de estudo preliminar detalhado, consolidado em um relatório de situação;
II – elaboração da matriz SWOT;
III – elaboração da matriz de riscos;
IV – definição do problema focal de auditoria;
V – elaboração da matriz integrada de planejamento com base nos pontos críticos de controle e riscos associados identificados na matriz de riscos.
§ 3º O planejamento completo, de forma geral, possibilita melhor definição do foco da auditoria e melhores resultados.
§ 4º Outras técnicas de diagnóstico organizacional aplicadas à Administração Gerencial poderão ser utilizadas no modelo de planejamento completo, com destaque para as recomendadas na NBR ISO/IEC 31010 - Gestão de Riscos - Técnicas para o Processo de Avaliação de Riscos.
Art. 34 O relatório de situação consolida o exame preliminar sobre o objeto da ação de controle a ser realizada, podendo abordar de forma não exaustiva os seguintes aspectos:
I – caracterização da Unidade auditada, entendida conceitualmente como Órgão/Entidade, Programa/Ação, Processo ou Atividade, inclusive quanto à origem, indicadores, mecanismos específicos e dados operacionais, quando necessário;
III – detalhamento das áreas/unidades gestoras;
IV – informações e estudo preliminar de sistemas de informação;
V – procedimentos dos agentes de planejamento relacionados à Unidade auditada;
VI – recursos orçamentários e financeiros;
VIII – fluxos do objeto de auditoria;
IX – trabalhos precedentes e informações do Controle Interno e Externo;
X – informações de outros órgãos que compõem a rede de controle, a exemplo da Polícia Civil do Distrito Federal e Ministério Público, quer seja de Contas junto ao TCDF ou do Distrito Federal e Territórios;
XI – controles internos primários aplicados;
XII – deficiências de controle primário, especialmente dos sistemas de informação;
XIII – informações da Gestão da Unidade auditada, colhidas na mídia, nas contas anuais, ouvidoria, entre outros;
XIV – execução do Programa/Ação, processo ou atividade em relação ao planejado (série histórica).
Art. 35 A Matriz SWOT é uma ferramenta facilitadora do diagnóstico institucional e serve para identificar, a partir do Relatório de Situação, variáveis do ambiente interno e externo à Unidade auditada, ou seja, as forças (Strengths) e fraquezas (Weaknesses), bem como as oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), que constituem aspectos relevantes a serem considerados pela equipe de auditoria na elaboração da matriz de riscos e da matriz integrada de planejamento.
Art. 36 A Matriz de riscos é uma ferramenta de diagnóstico que ajuda a avaliar a capacidade do auditado de identificar e gerir seus riscos e serve para auxiliar a formulação do problema de auditoria e a definição da matriz integrada de planejamento.
§ 1º Convenciona-se que as fontes de riscos são associadas a pessoas, legislação, fatores externos, tecnologia e processos.
§ 2º A matriz de riscos considera os pontos críticos de controle evidenciados no Relatório de Situação e na Matriz SWOT, as suas causas, os riscos evidenciados, as ações de tratamento e os níveis de risco.
§ 3º O nível de risco é calculado utilizando-se o produto resultante do impacto ou consequência em relação à probabilidade de ocorrência do risco, atribuindo-se no âmbito do GDF, os níveis de risco baixo, médio, alto e extremo, de acordo com a tabela a seguir:
Art. 37 O problema focal de auditoria a ser construído pelo Diretor, em conjunto com a equipe de auditoria, deve considerar a questão central que a ação de controle pretende resolver, sendo resultado, principalmente, da matriz de riscos.
Art. 38 A partir dos pontos críticos de controle, os riscos evidenciados e o problema focal de auditoria, a equipe deverá elaborar a matriz integrada de planejamento e procedimentos, contendo as questões de auditoria vinculadas a cada um dos pontos críticos de controle, as informações requeridas/fontes de informações para resolução da questão, as técnicas de auditoria a utilizar no trabalho de campo, as limitações que podem prejudicar o desenvolvimento da questão de auditoria, os possíveis pontos de auditoria, os procedimentos a serem realizados pela equipe, as referências e funções gerenciais associadas às questões e aos procedimentos de auditoria.
§ 1º As funções gerenciais que poderão ser utilizadas pela equipe para escolha de procedimentos de auditoria são as seguintes:
VI – Gestão de Suprimento de Bens e Serviços;
IX – Outras aprovadas pelo Subcontrolador de Controle Interno.
Art. 39 Após a elaboração da matriz integrada de planejamento e procedimentos, o Diretor de Auditoria em conjunto com a equipe deverá explicitar em quais locais ou áreas as questões de auditoria serão aplicadas, bem como o objetivo principal da aplicação das questões.
Art. 40 Deverá, ainda, se evidenciar no planejamento de auditoria as possíveis melhorias no objeto auditado e os benefícios e impactos esperados com a realização da ação de controle.
Art. 41 As partes interessadas no produto da auditoria deverão ser indicadas como clientes, classificando-as em: principal, secundário e potencial, conforme a exigência de envio do Relatório de Auditoria, bem como dos outros produtos resultantes das ações de controle.
Art. 42 A definição da amostragem é obrigatória, devendo considerar os seguintes aspectos:
I – a amostragem deve ser feita para cada questão de auditoria formulada, no caso de o planejamento ser do modelo completo, ou geral, no caso do planejamento simplificado;
II – deve-se avaliar a necessidade de utilizar técnicas estatísticas avançadas de amostragem;
III – a seleção de processos deve ser suficiente para que a equipe de Auditoria possa emitir posição sob aos aspectos definidos no planejamento de auditoria;
IV – geralmente a amostragem dependerá do tipo de ação de controle. Nas inspeções, por exemplo, a tendência é a escolha do processo relacionado ao objeto da inspeção, ou seja, o processo faz parte do próprio objeto;
V – a seleção poderá resultar na escolha inicial do programa, depois das ações e depois dos processos, por tipo de atividade operacional, como exemplo licitações. As informações devem ser buscadas preferencialmente nos sistemas de informação do GDF;
VI – podem ser utilizadas técnicas estatísticas como média, mediana, curva abc e desvio padrão, dentre outras, conforme a necessidade específica de cada questão de auditoria e procedimentos definidos pela equipe;
VII – como referência técnica para o assunto recomenda-se a aplicação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC TA 530 – Amostragem em Auditoria e alterações posteriores.
Subseção III
Fase de Apuração
Art. 43 A fase de apuração refere-se ao período compreendido entre o início dos exames em campo, formalizado pela entrega de documento formal de apresentação da equipe, e a emissão do relatório da ação de controle, contemplando os seguintes momentos:
I – aplicação dos procedimentos de auditoria definidos na Matriz Integrada de Planejamento e Procedimentos;
II – composição dos papéis de trabalho;
III – elaboração dos registros;
IV – elaboração da Matriz de Responsabilização;
V – emissão do Informativo de Ação de Controle, quando aplicável;
VI – rodada interna de revisão, conforme a necessidade de cada ação de controle;
VII – análise e implantação, pela equipe de auditoria, das correções propostas nas revisões;
VIII – emissão do Relatório da ação de controle, com a sua respectiva versão para publicação e do Resumo Executivo;
IX – certificação, quando se tratar de contas anuais.
Art. 44 Considera-se formalmente apresentada à equipe de trabalho com o recebimento, pelo dirigente da Unidade auditada ou outra autoridade, quando for o caso, do ofício de apresentação assinado pelo Subsecretário de Controle Interno.
Parágrafo único. O documento de apresentação deve destacar junto ao gestor a importância do atendimento tempestivo às Solicitações e Notas de Auditoria que venham a ser emitidas durante a fase de apuração, de forma a possibilitar a celeridade dos trabalhos, bem como a qualidade das informações obtidas pela equipe de auditoria.
Art. 45 As Unidades auditadas, quando da realização dos exames, deverão observar os seguintes procedimentos necessários à condução dos trabalhos:
I – recepcionar a equipe de auditoria formalmente apresentada, disponibilizando local adequado para a realização dos exames;
II – garantir a comunicação permanente com a equipe de auditoria, mediante interlocutor formalmente indicado, o qual deverá atuar como articulador entre a equipe e as áreas examinadas, facilitando o fornecimento de informações e processos que venham a ser requeridos pela equipe de auditoria;
III – atender às SA, NA, SAC e Informativos de Ação de Controle, mediante apresentação de documentos, processos e informações objetivas (adstritas ao objeto da análise ou questionamento e impessoais), que possibilitem a análise e a formação de opinião dos auditores, observando os prazos estabelecidos pela equipe, sempre que possível em acordo com o auditado;
IV – colaborar para a realização tempestiva das etapas relacionadas à fase de apuração, bem como identificar nas manifestações e respostas às NA, SAC e Informativos de Ação de Controle a serem enviadas ao Órgão Central de Controle Interno as informações protegidas por sigilo previstas na Lei Distrital nº 4.990, de 12/12/2012, com as devidas justificativas.
§ 1º Para efeito do disposto no Inciso II é desejável que o interlocutor designado conheça as rotinas administrativas e operacionais da Unidade auditada e as normas relativas à atuação do Controle Interno, bem como possua habilidades de relacionamento interpessoal.
§ 2º Na hipótese de a Unidade auditada não apresentar informações, processos ou documentos solicitados pela equipe, ou disponibilizá-los parcialmente, deverá ser consignado no relatório como restrição imposta aos exames de auditoria.
§ 3º A interlocução deverá ocorrer durante todo o período de realização das ações de controle, e será formalizada por meio de Solicitações de Auditoria – SA, Notas de Auditoria – NA, Solicitações de Ação Corretiva – SAC e Relatórios de Auditoria.
Art. 46 O Coordenador da equipe de auditoria é um facilitador, que tem como papel fundamental coordenar os trabalhos com vistas a cumprir o planejamento proposto dentro dos melhores padrões de qualidade, a quem cabe a articulação com os responsáveis das áreas auditadas.
Art. 47 A supervisão dos trabalhos, realizada pelos Diretores das áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno, consiste na atividade de acompanhamento de todas as fases da auditoria, com vistas a garantir o atingimento dos resultados esperados.
Art. 48 Os Papéis de Trabalho devem ser produzidos pela equipe de auditoria e consistem no conjunto de documentos que contém a fundamentação de validade para os registros decorrentes dos exames realizados.
§ 1º Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhamento suficientes para permitir a fundamentação das conclusões a partir das evidências obtidas, constituindo-se como prova material dos exames realizados e de seus resultados.
§ 2º Os documentos digitalizados são considerados papéis de trabalho complementares, assim como planilhas, bancos de dados, fotografias digitais e demais arquivos de trabalho.
§ 3º Como referência técnica para o assunto recomenda-se a aplicação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC TA 230 – Documentação de Auditoria.
Art. 49 A comunicação formal entre a equipe de auditoria e a Unidade auditada dar-se-á por meio das Solicitações de Auditoria e Notas de Auditoria, que devem ser atendidas pelos gestores dentro dos prazos definidos pela equipe.
§ 1º A depender da complexidade do trabalho, o Diretor poderá determinar o encaminhamento da Solicitação de Auditoria para sua revisão, após o que ocorrerá a emissão pela equipe de auditoria.
Art. 50 A alteração ou inclusão de questão, ponto de controle e procedimentos deve obedecer aos seguintes quesitos:
I – Durante a fase de apuração as inclusões de questão de auditoria e pontos de controle sobre funções gerenciais não definidos no planejamento inicial podem ser realizadas pela equipe com a autorização do respectivo Coordenador de Auditoria.
II – A inclusão de procedimentos sobre pontos de controle definidos inicialmente no Planejamento pode ser realizada pela equipe de auditoria sem a necessidade de aprovação do supervisor da auditoria.
Art. 51 Os Registros são apontamentos elaborados pela equipe como resultado dos exames realizados e que descrevem os achados das ações de controle a partir das evidências obtidas. Os registros classificam-se em:
I – Informação - registro sobre as normalidades da gestão, especialmente sobre fatos ou situações relevantes para o conhecimento e a avaliação das atividades realizadas e dos resultados obtidos pela Unidade auditada, ou ainda, sobre os impactos positivos identificados. Como impactos positivos, entende-se a evidenciação de ganhos mensurados de desempenho e/ou qualidade, melhorias de caráter organizacional ou operacional e economias obtidas na gestão de recursos. Os registros do tipo informação, dada a sua natureza, não contêm recomendação;
II – Constatação - registro sobre fatos ou situações indesejáveis identificados. Em geral apontam a existência de dificuldades, equívocos, condições adversas autônomas e/ou exteriores à Unidade auditada e/ou situações que carecem de ajustes quando de seu confronto com critérios técnicos, administrativos e legais e, como tal, requerem a elaboração de recomendações do Controle Interno. Os registros do tipo constatação serão classificados pela equipe como falhas formais, falhas médias ou falhas graves;
III – Análise - registros conclusivos sobre um conjunto de temas considerados relevantes para a compreensão abrangente de uma determinada Unidade ou Ação/Programa de Governo.
Parágrafo único. Os registros decorrentes das ações de controle deverão ser revestidos dos seguintes requisitos técnicos de qualidade:
I – Exatidão - os relatos devem primar pela precisão e rigor na descrição dos fatos, com redação livre de erros ou rasuras, além de observarem as normas ortográficas e gramaticais da língua culta;
II – Objetividade - os relatos devem ser apresentados em linguagem direta, baseados em elementos concretos, livres de influência por sentimentos, prevenções ou predileções;
III – Clareza - os relatos devem ser estruturados de forma que sejam de fácil entendimento ao leitor, isentos de termos obscuros ou dúbios, de modo que a sua compreensão seja evidente;
IV – Concisão - os relatos devem ser redigidos de maneira sucinta, evitando-se redundância ou detalhamento desnecessário ou inexpressivo, que não agregam valor ao conteúdo.
Art. 52 A equipe de auditoria deve ater-se ao escopo, que identifica a extensão dos itens examinados e a profundidade dos exames realizados.
§ 1º A extensão refere-se à amplitude ou tamanho dos exames realizados.
§ 2º A profundidade diz respeito ao grau de detalhamento dos exames sobre os itens selecionados.
§ 3º As deficiências de escopo devem ser evitadas pela equipe e se constituem em geral nas seguintes:
I – Sem extensão - não especifica os itens cuja análise deu origem à constatação. Ou seja, não informa quantos e quais os itens analisados;
II – Sem profundidade - não especifica sob que aspectos os itens referidos foram analisados. Ou seja, é apresentado de modo que se conclua que os itens foram examinados de todas as formas possíveis.
Art. 53 A evidência de auditoria deve ser obtida pela equipe para sustentar a constatação, e consiste no conjunto de elementos comprobatórios suficientes, adequados e pertinentes, obtidos por meio da aplicação das técnicas de auditoria. Respaldam as constatações e materializam-se em documentos, levantamentos, fotos, entrevistas, entre outros.
§ 1º Indícios ou suposições não são admitidos como suporte para os registros das ações de controle, os quais devem fundamentar-se tão-somente em evidências de auditoria, que se constituam em elementos factuais e que comprovem satisfatoriamente as afirmações investigadas.
§ 2º As seguintes regras de confiabilidade das evidências devem ser observadas:
I – conhecimentos adquiridos por meio da observação e de exames físicos são mais persuasivos;
II – obtidas diretamente de fontes independentes;
III – obtidas sob as condições satisfatórias de controle interno primário;
IV – obtidas a partir de documentos originais;
V – riscos elevados exigem evidências em qualidade e quantidades superiores às normais;
VI – a qualidade da evidência deve ser considerada em detrimento da quantidade.
Art. 54 A “manchete” é a síntese do fato e deve resumir adequadamente a situação existente, motivadora da construção do registro, facilitando a primeira visualização sobre o teor consignado no campo “Fato”.
Parágrafo único. A elaboração da “manchete” deve obedecer aos seguintes critérios:
I – Não pode ser genérica, devendo resumir o fato incluindo principais particularidades;
II – Informar as consequências, devendo mencionar o valor perdido, caso haja registro de dano no campo “Fato” e/ou, ainda, o impacto do ocorrido para o funcionamento de Unidade auditada ou política pública, no caso de a menção ser necessária à percepção da importância do “Fato” registrado.
Art. 55 O “Fato”, campo obrigatório a ser preenchido no Sistema SaeWeb, é o registro de determinada situação que tenha sido evidenciada como inadequada durante a execução da ação de controle.
§ 1º A descrição detalhada, pela equipe, da situação ocorrida, deve ser precisa, objetiva e impessoal.
§ 2º Deve contemplar a contextualização dos exames realizados e que resultaram no fato identificado, o detalhamento da ocorrência identificada, preferencialmente na ordem cronológica dos acontecimentos, de forma a facilitar o seu entendimento, a menção às eventuais manifestações, apresentadas pela Unidade auditada ao longo dos trabalhos de campo, que resultaram na compreensão e delimitação da situação ocorrida.
§ 3º O registro do Fato deve seguir as orientações técnicas elencadas abaixo:
I – não fazer menção a fatos que devam ser registrados separadamente;
II – atentar para a diferença de registros do tipo constatação e informação, de acordo com os conceitos aplicados, registrando corretamente o fato;
III – abster-se de fazer apenas menção a descumprimento de recomendação e/ou determinação, apresentando a situação concreta que deve ser registrada;
IV – redigir com clareza, de forma a possibilitar ao leitor compreender a sequência das ocorrências mencionadas e a sua relevância;
V – mencionar as evidências, zelando pela citação dos documentos nos quais está baseado o fato registrado;
VI – zelar para que os atos administrativos e/ou situações mencionadas tenham suporte em evidência, devidamente registrada nos papéis de trabalho.
§ 4º A equipe de auditoria, ao registrar o fato no relatório da ação de controle, deve cumprir as regras dispostas na Portaria nº 58-STC, de 11 de abril de 2013.
Art. 56 Os registros do tipo constatação serão classificados pela equipe, após discussão e aprovação dos titulares das áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno em falha formal, falha média ou falha grave, segundo os critérios estabelecidos a seguir:
I – Falha Formal - erros pontuais que, pela baixa relevância, não têm desdobramentos que impactam a gestão da Unidade auditada ou do programa/ação governamental. Em geral, tem origem no descumprimento de normativos em consequência de atos involuntários ou omissões, mas que não comprometem o desempenho do programa ou da Unidade auditada;
II – Falha média - situações indesejáveis que, apesar de comprometerem o desempenho do programa ou da Unidade auditada, não se enquadram nas ocorrências de falha grave. São decorrentes de atos ou de omissões em desacordo com os parâmetros de legalidade, eficiência, economicidade, efetividade ou qualidade, resultantes de fragilidades operacionais ou nos normativos internos, ou de insuficiência de informações gerenciais que respaldem a tomada de decisão;
III – Falha Grave - Situações indesejáveis que comprometem significativamente o desempenho do programa ou da Unidade auditada, nas quais há a caracterização de uma das seguintes ocorrências:
a) omissão no dever de prestar contas;
b) prática de ato de gestão ilegal, ilegítimo, antieconômico, ou infração a norma legal ou regulamentar de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial que tenham causado prejuízo ao erário ou configurem grave desvio relativamente aos princípios a que está submetida à Administração Pública;
c) desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos.
Art. 57 Os registros resultantes da execução das ações de controle devem ser devidamente consignados nas adequadas áreas de exame de forma a propiciar a geração de relatórios e a posterior recuperação de informações gerenciais, bem como sua classificação e tabulação, de acordo com as funções gerenciais previstas na fase de planejamento.
Art. 58 A materialidade encontrada quanto a fatos ou atos que tragam dano ao erário deve ser registrada pela equipe, caso os registros tenham sido classificados como falha média ou grave, conforme os seguintes tipos:
a) Potencial - quando houver expectativa de ressarcimento;
b) Efetivo - quando o retorno efetivo tiver sido comprovado.
a) Potencial - resultado leva em conta a projeção das economias a partir da data da constatação;
b) Efetiva - resultado leva em conta a economia efetiva a partir da data da sustação de um ato antieconômico.
Art. 59 A Causa, campo de preenchimento obrigatório pela equipe de auditoria, é o registro da origem efetiva do(s) fato(s) identificado(s) e pode consistir, basicamente:
I – em disfunções programáticas;
II – em disfunções estruturais na gestão da Unidade auditada, normalmente relacionadas a fragilidades de processos, operações e controles. São exemplos de disfunções estruturais a falta de capacitação, a inadequação de recursos humanos, materiais ou financeiros e as deficiências no acompanhamento de contratos e convênios, entre outros;
III – da conduta do(s) agente(s) da Unidade auditada, em ter desejado produzir o fato ou ter assumido o risco de produzi-lo.
Art. 60 O registro da causa deve seguir as orientações técnicas relacionadas abaixo:
I – abster-se de apenas mencionar o descumprimento de normas e orientações, sem indicar a causa efetiva;
II – indicar causas objetivas, especialmente quando se referir à conduta do agente;
III – conter as especificidades mínimas necessárias à elaboração de recomendação;
IV – ter relação de causa e efeito entre o conteúdo registrado e o que consta no campo “Fato”;
V – ter sido evidenciada nos papeis de trabalho;
VI – identificar a ação ou inação específica quando a causa se referir à conduta do agente;
VII – citar o agente por referência ao cargo que ocupou quando da ocorrência do fato;
VIII – fazer referência à competência estatutária ou regimental do agente;
IX – citar pelo menos um dos documentos nos quais a causa se baseia;
X – a conduta mencionada na causa deve estar evidenciada no Fato.
Art. 61 A Consequência, campo de preenchimento obrigatório pela equipe de auditoria, é o resultado da prática de ato pelo responsável, ou seja, os desdobramentos oriundos do fato.
§ 1º A relação da causa e consequência gera o nexo de causalidade, imprescindível para composição da matriz de responsabilização. Neste sentido, a conduta do responsável, indicado com nome/denominação e CPF/CNPJ, deve ter sido causadora do fato e implicado objetivamente nas consequências apontadas.
§ 2º O registro da consequência deve seguir as orientações elencadas abaixo:
I – deve se referir ao resultado do fato, e não ao próprio fato ou à causa dele;
II – a consequência deve ser objetiva e apresentar conexidade com o fato;
III – a consequência deve ser precisa.
Art. 62 A Matriz de Responsabilização evidencia objetivamente o fato apontado com a conduta dos responsáveis que o causaram e que geraram as consequências registradas no relatório de auditoria, conforme Sistema SaeWeb.
§ 1º O campo “responsáveis” será preenchido apenas quando, a partir das evidências, se tenha absoluta convicção da vinculação do agente à prática do ato, ou seja, não se trata de juízo disciplinar, mas na evidenciação objetiva da relação da conduta do responsável com o fato apurado.
§ 2º No caso das auditorias de contas anuais, a identificação dos responsáveis pode subsidiar a emissão do Certificado de Auditoria.
§ 3º Quando esgotadas todas as etapas do trabalho auditorial, sem que se tenha identificado o responsável, deverá ser recomendada ao dirigente máximo da Unidade auditada a instauração de procedimento apuratório para definir os possíveis responsáveis.
§ 4º A equipe de auditoria pode considerar o Regimento Interno, o Estatuto e outros documentos hábeis a fim de estabelecer as responsabilidades de cada área da instituição auditada para auxiliar na identificação dos responsáveis.
§ 5º As seguintes condições atenuantes ou agravantes da conduta devem ser consideradas pela equipe ao preencher a matriz de responsabilização:
I – se o ato foi praticado no exercício de suas competências regimentais;
II – se a opção em adotá-lo seguiu orientação técnica ou jurídica;
III – se havia, diante das circunstâncias apresentadas, alternativa mais adequada e econômica a adotar para os cofres públicos;
IV – se, apesar de contrário à legislação, o ato foi praticado para atender a situação emergencial no resguardo da integridade do patrimônio público ou de pessoas;
V – se o ato visou a atender a interesses próprios ou de terceiros.
Art. 63 A Recomendação de Auditoria, campo de preenchimento obrigatório, deve proporcionar a eliminação, mitigação, redução da(s) causa(s) vital(is) do fato e o tratamento da consequência, ou seja, a condição indesejada, devendo conter os seguintes atributos:
I – Suficiência - a soma dos atributos de abrangência, quando trata das causas essenciais do problema, e de completabilidade, quando trata do conjunto de elementos inerentes às causas essenciais do problema, propiciam a eliminação ou mitigação da causa.
II – Oportunidade - deve reunir os atributos de pertinência, quando é coerente com a causa atribuída ao problema, de exequibilidade, quando sua implantação é factível e de tempestividade, quando sugerida no momento propício para sua execução.
III – Racionalidade - observar o princípio da racionalização administrativa e da economia processual.
IV – Especificidade - visam corrigir as causas das falhas e danos – passíveis de negociação/correção – de tal forma que as providências recomendadas sejam factíveis de serem implantadas em seus detalhes operacionais, eliminando-se o uso de expressões genéricas e, principalmente, que possam ser posteriormente monitoradas.
§ 1º O registro das recomendações ser deve seguir as seguintes orientações técnicas:
I – indicar providências para que determinadas normas deixem de ser descumpridas, ao invés de simplesmente recomendar que doravante não haja reincidência ou, em casos mais explícitos, a mera citação dos normativos que devem passar a ser cumpridos;
II – as recomendações devem atingir a(s) causa(s) identificada(s);
III – quando existir dano (o que inclui desperdício) as recomendações deverão indicar as providências necessárias à reposição de valores;
IV – a recomendação de instauração de TCE somente deverá ser feita após o esgotamento de outras providências mais ágeis para viabilização da reposição de valores;
V – abster-se de recomendar a apuração de responsabilidade diante de falhas formais de natureza gerencial das quais não resultou prejuízo quantificado, de fazer ou sugerir a imputação de responsabilidade penal, civil ou administrativa, indicando tão-somente o fundamento legal das constatações e recomendações, e de indicar o tipo de procedimento a ser adotado – se Sindicância, Inquérito Policial Militar (IPM) ou Processo Administrativo Disciplinar (PAD), atendo-se a recomendar a apuração de responsabilidade, quando for o caso;
VI – abster-se de recomendar a provocação da atuação de terceiros quando a solução do(s) problema(s) está ao alcance dos recursos e atribuições da Unidade auditada;
VII – realizar recomendações específicas e suficientes para viabilizar seu acompanhamento nas próximas ações de controle;
VIII – fazer recomendação tempestiva, ou seja, sugerida em um momento em que poderá ser implementada, e pautada pela economicidade, de modo que sua implantação não seja dispendiosa para a Unidade auditada nem proporcione custo excessivo se comparada ao seu objetivo.
Art. 64 A devolução de documentos e processos originais utilizados nos exames deve ser efetivada até o encerramento dos trabalhos em campo, mediante SA.
Parágrafo único. Vias originais de processos e documentos podem ser retiradas do espaço físico da Unidade auditada mediante a autorização dos respectivos dirigentes.
Art. 65 Ao fim do trabalho de campo será emitida SA comunicando ao dirigente máximo da Unidade auditada o encerramento dos trabalhos de campo.
Art. 66 Durante os trabalhos de revisão, as questões essenciais que foram evidenciadas ao longo dos exames deverão ser apresentadas, discutidas e acordadas entre a equipe de auditoria e os gestores da Subcontroladoria de Controle Interno, segundo crivo técnico de consistência e relevância.
Art. 67 Encerrados os trabalhos de campo lavrar-se-á o Relatório de Auditoria/Inspeção, devendo as equipes de auditoria obter, ainda em campo, os esclarecimentos dos gestores acerca das falhas constatadas valendo-se dos documentos previstos nesta Portaria: SA, NA, SAC e Informativo de Ação de Controle, conforme aplicável.
Art. 68 As Auditorias de Acompanhamento da Gestão seguirão os parâmetros de programação, planejamento da execução, apuração, encaminhamento dos resultados e divulgação que constam desta Portaria, porém com as seguintes especificidades:
I – a duração dessas ações de controle obedecida periodicidade definida em ordem de serviço, sendo incluídas na programação das diretorias que irão realizá-las, conforme a determinação do Subcontrolador de Controle Interno;
II - serão produzidos periodicamente os resultados parciais dessa ação de controle, por intermédio do Informativo de Ação de Controle, que terá a estruturação de Preâmbulo, Fato, Causa, Consequência e Recomendação, sendo ainda considerado o que segue:
a) os Informativos de Ação de Controle serão encaminhados pelo Controlador-Geral do Distrito Federal à Unidade auditada com vistas à adoção de medidas corretivas, quando for o caso;
b) os sucessivos Informativos de Ação de Controle levarão em conta se a Unidade auditada adotou as medidas corretivas apontadas pelo Órgão Central de Controle Interno.
c) os Informativos de Ação de Controle não serão publicados no sítio do Órgão Central de Controle Interno, tendo em vista que à luz da Lei Distrital nº 4.990/2012 constituem informações não consolidadas.
d) Os resultados parciais apresentados nos Informativos de Ação de Controle serão consolidados no Relatório de Auditoria de Acompanhamento da Gestão, conforme a periodicidade definida em ordem de serviço.
Art. 69 Fica estabelecido o procedimento especial para a realização de auditorias de conformidade em tomadas e prestações de contas anuais dos Fundos Especiais do Distrito Federal nas hipóteses em que se constatar a ausência ou insignificância de realização de despesas e da prática de qualquer ato de natureza orçamentária, financeira, contábil ou patrimonial.
Art. 70 Incumbe às Diretorias competentes verificar o enquadramento nas hipóteses previstas no art. 69, ocasião em que deverão:
I - confirmar a manutenção do entendimento jurisprudencial do Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF acerca do assunto;
II – endereçar SA à autoridade ordenadora de despesas competente, solicitando, dentre outras informações pertinentes, minuciosos esclarecimentos acerca da ausência de movimentação do Fundo Especial; e
III - analisar os esclarecimentos prestados pelas autoridades ordenadoras de despesas e emitir, sem a necessidade de realizar trabalho de campo os c Relatórios de Auditoria, de forma simplificada, conforme o modelo estabelecido no Sistema SaeWeb, sem que haja a emissão de Certificado de Auditoria e Relatório de Eficiência e Eficácia.
Art. 71 Procedida à análise técnica da Subcontroladoria de Controle Interno/CGDF, os autos seguirão tramitação ordinária, sucedendo-se o pronunciamento do Secretário de Estado supervisor do Fundo Especial, com vistas à apreciação do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
Art. 72 Permanecem inalterados os demais procedimentos de auditoria de conformidade dos Fundos Especiais do Distrito Federal, não alcançados pelas situações previstas no art. 69.
Art. 73 O Relatório de Auditoria será juntado ao respectivo processo, com vistas ao encaminhamento ao dirigente do Órgão Central de Controle Interno e aos demais interessados, conforme o disposto na Subseção IV – Encaminhamento de Resultados.
Art. 74 As falhas formais serão informadas aos dirigentes das Unidades auditadas por meio de Nota de Auditoria e não comporão os Relatórios de Auditoria/Inspeção.
Art. 75 A Subcontroladoria de Controle Interno emitirá Certificado de Auditoria sobre as PCA e TCA dos dirigentes das Unidades Orgânicas do GDF, considerando o seguinte:
I – a adequação da instrução do processo de PCA e TCA, no que se refere às peças obrigatórias;
II – o teor dos demais relatórios de ações de controles produzidos pelas áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno, Unidades de Controle Interno, TCDF, Auditoria Independente, bem como documentos pertinentes às ações de controle elaborados pelo MPF e MPDFT e que se refiram ao período de abrangência da PCA ou TCA serão considerados para efeitos da certificação das contas;
III – o resultado do monitoramento das ações de controle efetuado pela áreas de Auditoria do Órgão Central de Controle Interno;
IV – questões relevantes sobre os controles internos administrativos;
V – informações relevantes de fatos praticados pela gestão que se encontrem em exame ou pendentes de análise final pelos órgãos de controle.
§ 1º O Certificado de Auditoria consignará opinião sobre a PCA ou TCA, podendo ser do tipo: regular, regular com ressalva ou irregular, a saber:
a) Regular - quando forem verificadas apenas falhas formais no exame;
b) Regular com Ressalva – quando ocorrer falhas médias ou graves, cujas consequências não comprometam significativamente o conjunto de ações da Unidade auditada realizadas no exercício, podendo ser consideradas condições atenuantes, caso existam;
c) Irregular - ocorrerá diante de falha grave cujo prejuízo quantificado ao erário seja representativo diante do orçamento realizado no exercício ou que tenha causado impacto generalizado sobre a gestão, cujas consequências evidenciadas apresentarem-se de tal magnitude que comprometam significativamente os resultados esperados, podendo-se considerar condições agravantes, caso existam;
§ 2º No Certificado de Auditoria, mesmo que existam falhas classificadas como grave, não sendo a conduta do(s) responsável(is) uma de suas causas principais ou sendo identificados fatores que a atenuem, poderão as autoridades certificadoras decidirem pela regularidade com ressalvas.
§ 3º A certificação pela irregularidade das contas poderá também decorrer de condutas tipificadas como crime na Lei n o 8.666/1993 e demais atos de improbidade administrativa que causem enriquecimento ilícito, lesão ao erário ou que atentem contra os princípios da administração pública previstos na Lei n o 8.429/1992.
§ 4º Quando o valor do prejuízo apurado no exercício decorrente de despesas realizadas por meio de contratação direta guardar representatividade significativa em relação às dotações orçamentárias, já descontadas as despesas com pessoal, será certificada a irregularidade das contas.
Subseção IV
Fase de Encaminhamento dos Resultados
Art. 76 Concluídos e aprovados, os Relatórios de Auditoria/Inspeção serão encaminhados pelo dirigente do Órgão Central de Controle Interno, nos seguintes termos:
a) compulsada aos autos das PCA, TCA e Auditoria Especial/Inspeção com vistas ao pronunciamento do Secretário de Estado titular/supervisor da Unidade, nos termos do inciso IV, do art. 10 e do art. 51 da Lei Complementar Distrital nº 1/1994;
b) via ofício à Procuradoria-Geral do Distrito Federal – PGDF com vistas a subsidiar a participação do representante do acionista majoritário na Assembleia Geral dos Acionistas, conforme estabelece o art. 100 do Decreto Distrital nº 22.789/2002.
a) ao dirigente máximo das Unidades auditadas, quando não se tratar da mesma autoridade que se pronunciará nos termos do inciso IV, do art. 10 e do art. 51 da Lei Complementar Distrital nº 1/1994;
b) aos órgãos de controle interno e externo, ao Ministério Público e órgãos policiais, quando for o caso;
c) à Unidade Correicional do Órgão Central de Controle Interno, nos casos em que haja os indicativos da necessidade de instrução/supervisão dessa ação;
d) à Unidade de Tomada de Contas Especial do Órgão Central de Controle Interno, nos casos em que haja os indicativos da necessidade de instrução/supervisão de TCE.
Art. 77 Lavrado o Relatório de Inspeção será encaminhada a cópia do respectivo relatório, como segue:
I – ao dirigente máximo da Unidade auditada;
II – ao Secretário de Estado da Pasta supervisora, quanto for o caso;
III – ao Ministério Público e órgãos policiais, quando for o caso;
IV – à Unidade Correicional do Órgão Central de Controle Interno, nos casos em que haja os indicativos da necessidade de instrução/supervisão de ação correicional;
V – à Unidade de Tomada de Contas Especial do Órgão Central de Controle Interno, nos casos em que haja os indicativos da necessidade de instrução/supervisão de TCE.
Parágrafo único. Finalizados os encaminhamentos acima, os autos referentes às inspeções serão arquivados.
Art. 78 Tratando-se de exame das contas anuais dos gestores, após a emissão do Certificado de Auditoria, o processo será enviado, por meio de despacho do dirigente do Órgão Central de Controle Interno, para pronunciamento do Secretário supervisor da pasta no prazo de quinze dias, com vistas ao seu encaminhamento ao Tribunal de Contas do Distrito Federal.
§ 1° O Órgão Central de Controle Interno, por meio de Ofício, dará ciência do encaminhamento de que trata o caput deste artigo ao Tribunal de Contas do Distrito Federal.
§ 2° Os órgãos e entidades deverão encaminhar ao Órgão Central de Controle Interno os processos de Tomada ou Prestação de Contas Anual até 30 de abril do ano seguinte ao exercício a que se referirem.
§ 3° As empresas públicas e sociedades de economia mista que, por força de dispositivo legal, realizam assembleia geral para aprovação das contas deverão encaminhar o processo de prestação de contas anual ao Órgão Central de Controle Interno até 30 dias antes da data de realização da referida assembleia, devidamente instruído, inclusive com o Parecer da Auditoria Interna de que trata o Art. 8.º, V.
§ 4° O Órgão Central de Controle Interno, com a finalidade de atender ao disposto no parágrafo anterior, encaminhará Relatório de Auditoria e Certificado de Auditoria à Procuradoria-Geral do Distrito Federal – PGDF.
Subseção V
Divulgação de Relatórios de Auditoria
Art. 79 Após o encaminhamento do Relatório de Auditoria/Inspeção ao dirigente máximo da Unidade auditada, será publicado em transparência ativa no sítio eletrônico do Órgão Central de Controle Interno:
I – o Relatório de Auditoria/Inspeção;
II – o Resumo Executivo da Auditoria/Inspeção.
§ 1º A publicação do Relatório de Auditoria/Inspeção e do Resumo Executivo de Auditoria/Inspeção observará o que estabelece a Lei Distrital nº 4.990/2012 combinada com a Portaria nº 58/2013 – STC.
Subseção VI
Monitoramento das Recomendações dos Relatórios do Controle Interno
Art. 80 O monitoramento das providências adotadas pelos gestores das Unidades auditadas relativamente às ações de controle realizadas pelo Órgão Central de Controle Interno se dará por intermédio de correspondências formais, interações via o Sistema SaeWeb e diligências.
Art. 81 As Unidades auditadas, nos prazos estabelecidos pelo Órgão Central de Controle Interno, incluirão no Sistema Saeweb as providências tomadas para cumprimento das recomendações relativas às falhas graves constantes dos relatórios de auditoria emitidos pelo Órgão Central de Controle Interno.
Art. 82 Em casos excepcionais onde o prazo de implantação das recomendações for de médio/longo prazo, poderá ser definido outro prazo de monitoramento, desde que devidamente justificado.
Art. 83 Serão emitidos relatórios de auditoria de monitoramento visando orientar as Unidades quanto ao cumprimento das recomendações emanadas do controle interno e da necessidade de ações complementares para saneamento das eventuais pendências.
Art. 84 O não cumprimento das recomendações poderá ensejar na representação dos responsáveis ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios.
Seção III
FASES DAS AUDITORIAS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DO GOVERNADOR
Art. 85 Os trabalhos referentes às auditorias para Prestação de Contas Anual do Governador – PCAGOV obedecem às seguintes fases:
VI – Monitoramento das recomendações.
Subseção I
Fase de Programação
Art. 86 A atuação das equipes de auditorias será conjunta quando da realização dos trabalhos para elaboração dos relatórios da PCAGOV sob a responsabilidade do Órgão Central de Controle Interno.
Art. 87 A cada primeiro ano do Plano Plurianual – PPA será elaborada a programação quadrienal de auditorias, a ser revisada anualmente.
§ 1º A programação será elaborada pelo coordenador da área, com a colaboração dos Diretores, e será submetida à aprovação do Subsecretário de Controle Interno.
§ 2º A programação será feita de acordo com a capacidade técnico-operacional da Subcontroladoria de Controle Interno e contemplará a definição das equipes.
§ 3º Devido à dimensão e complexidade dos Programas de Governo, suas avaliações poderão ser focadas em um ou mais Objetivos Específicos, a serem definidos na fase de planejamento.
§ 4º A programação buscará contemplar todos os Programas de Governo ao longo dos quatro anos do PPA.
Art. 88 Além dos trabalhos determinados pelos dispositivos citados no art. 15, IV, desta Portaria, deverá ser incluída na programação anual auditoria com o objetivo de elaborar relatório para integrar a Prestação de Contas Anual do Fundo Constitucional do Distrito Federal – FCDF.
Art. 89 Poderá também ser incluída na programação anual de auditoria, por determinação do dirigente do Órgão Central de Controle Interno, auditoria para verificar a consistência de itens selecionados do Relatório de Gestão Fiscal – RGF.
Art. 90 Os documentos produzidos em decorrência dos trabalhos citados nos arts. 89 e 90 não integram a PCAGOV.
Subseção II
Fase de Planejamento
Art. 91 A fase de planejamento dos trabalhos referentes à PCAGOV contempla saídas de campo para possibilitar a obtenção de informações relevantes e essenciais a essa etapa da auditoria.
Art. 92 As auditorias realizadas em cumprimento ao art. 80, III a V, da LODF e art. 138, VI b, do RI/TCDF aprovado pela Resolução nº 38/1990-TCDF, seguirão planejamento específico, de acordo com a natureza de cada trabalho.
Art. 93 As auditorias referentes ao disposto no art. 138, do RI/TCDF aprovado pela Resolução nº 38/1990-TCDF, que tratam da avaliação dos resultados quanto à eficiência e eficácia da gestão governamental por Programa de Governo, seguirão planejamento completo contemplando, no mínimo, as seguintes etapas:
I – Elaboração do Relatório de Situação do Programa: contém a caracterização geral do programa e a caracterização dos objetivos específicos selecionados para análise no exercício. Deve ser elaborado a partir de fontes diversas, tais como o PPA, a Lei Orçamentária Anual – LOA, informações colhidas em reuniões preliminares, informações veiculadas na mídia e pastas de evidência. Deve possuir elementos suficientes para subsidiar as etapas subsequentes do planejamento.
II – Matriz SWOT: conforme descrito no art. 35.
III – Matriz de Risco: conforme descrito no art. 36.
IV – Matriz Integrada de Planejamento e Procedimentos: deve ser elaborada para cada um dos pontos críticos selecionados a partir da Matriz de Risco, conforme modelo a seguir:
Subseção III
Fase de Apuração
Art. 94 A fase de apuração consiste na aplicação de técnicas de auditoria e realização dos procedimentos definidos na Matriz Integrada de Planejamento e Procedimentos com o objetivo de obter as evidências que darão suporte ao relatório.
Subseção IV
Fase de Emissão de Relatórios
Art. 95 As ações de controle para PCAGOV geram dois tipos de relatórios:
I – Relatórios sem recomendações, para compor a PCAGOV;
II – Relatórios com recomendações, disponibilizados às Unidades objeto da ação de controle.
§ 2º Para cumprimento do art. 138, XIV, do RI/TCDF aprovado pela Resolução nº 38/1990-TCDF, os relatórios específicos gerados em relação a cada Programa de Governo selecionado para avaliação no exercício são consolidados em único relatório, que contempla também uma parte geral sobre todo o orçamento do Distrito Federal.
§ 3º No momento em que as unidades forem informadas sobre a disponibilização dos relatórios mencionados no inciso II, será concedido prazo para respostas e justificativas quanto às recomendações propostas.
Subseção V
Fase de Publicação de Relatórios
Art. 96 A publicação dos relatórios elaborados para a PCAGOV ocorrerá somente após a emissão, pelo TCDF, do parecer prévio quanto à regularidade das contas. Serão publicados em transparência ativa no sítio eletrônico do Órgão Central de Controle Interno:
I – os relatórios com recomendações, conforme disponibilizados às unidades;
II – os resumos executivos dos relatórios elaborados.
Parágrafo Único. A publicação dos relatórios e dos resumos executivos observará o que estabelece a Lei Distrital nº 4.990/2012 combinada com a Portaria nº 58/2013 – STC.
Subseção VI
Fase de Monitoramento das Recomendações
Art. 97. A auditoria de monitoramento será realizada por meio de Ordem de Serviço específica para essa finalidade, com a designação de equipe para cumprir as seguintes etapas:
I – Classificar as recomendações de acordo com a análise das respostas enviadas pelas unidades;
II – Seleção das recomendações para análise em trabalho de campo;
III – Estabelecimento de Planos de Providências para as recomendações selecionadas em que não seja possível o atendimento imediato;
IV – Elaboração do Relatório de Monitoramento.
Art. 98 Para a classificação das recomendações serão utilizadas as respostas e justificativas apresentadas pelas Unidades Gestoras. As recomendações serão classificadas como:
I – Atendida, quando a unidade informar que adotou integralmente as medidas recomendadas. Caso a unidade apresente documentos que comprovem a efetiva implantação da recomendação não se faz necessária nenhuma ação subsequente. Caso a referida documentação não seja apresentada, a recomendação deverá ser incluída na etapa de seleção para trabalhos de campo;
II – Atendida Parcialmente, quando a unidade informar que adotou em parte as medidas recomendadas, quando a adoção das medidas estiver em andamento ou quando a recomendação for de caráter orientativo e a unidade informar que irá cumpri-la, mas só for possível verificar o seu atendimento em situações futuras;
III – Não Atendida, quando a unidade informar que não adotou a recomendação ou quando a resposta contiver a adoção de medida diversa à recomendada.
IV – Não Respondida, quando a unidade não apresentar resposta à recomendação.
Art. 99 A seleção das recomendações para análise em trabalho de campo deverá utilizar como critérios a materialidade envolvida e o impacto de sua não implantação na realização dos objetivos e metas da política pública em questão.
Art. 100 O trabalho de campo referente às recomendações selecionadas culminará no estabelecimento do Plano de Providências, assinado pelos representantes da Unidade Gestora responsáveis por sua implantação e pela equipe de monitoramento.
Parágrafo único. O Plano de Providências conterá o detalhamento das etapas necessárias para implantar a recomendação sob análise, bem como a definição de seus prazos.
Seção IV
DA AUDITORIA BASEADA EM RISCOS
Art. 101 A Auditoria Baseada em Riscos tem por objetivo a verificação da efetividade do processo de gerenciamento de riscos e dos controles primários das unidades, macroprocessos, processos e ajustes pactuados pelo GDF, com vistas ao aperfeiçoamento da Gestão Pública.
§ 1º A realização de auditorias baseadas em risco tem a finalidade precípua de melhorar as práticas de gestão das Unidades com o estímulo à utilização dos seguintes parâmetros: ISO 31000:2009 – Gestão de Riscos, ISO 19011:2011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão e Controle Interno – Estrutura Integrada – 2013 do Comitê de Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway (COSO).
§ 2º A Auditoria Baseada em Riscos é focada na avaliação da maturidade da gestão dos riscos, ou seja, se propõe a avaliar como as Unidades respondem ao efeito das incertezas nos objetivos estratégicos, táticos e operacionais, enfim, se os controles primários estão aptos a fornecer as respostas apropriadas aos riscos.
§ 3º A formulação da Matriz de Riscos compreende a avaliação preliminar de maturidade da gestão de riscos da Unidade e a execução das fases de estabelecimento do contexto, identificação, análise e avaliação dos riscos.
§ 4º A formulação da Matriz de Riscos pode ser executada exclusivamente por equipe de auditoria do Órgão Central de Controle Interno, todavia preferencialmente a elaboração se dê em conjunto com a Unidade, o que visa possibilitar o intercâmbio de conhecimentos e o aperfeiçoamento das práticas de gestão.
§ 5º Será estabelecido o Comitê de Gestão de Riscos, por meio de portaria conjunta, em cada Unidade na qual esteja sendo implantada a gestão de riscos, considerando, ainda, o seguinte:
a) Os membros do Comitê indicados pelo dirigente do Órgão ou Entidade preferencialmente devem ocupar cargos do segundo escalão, os quais serão responsáveis pela gestão de riscos no âmbito dos respectivos órgãos ou entidades, com exceção dos Chefes das UCIs e de Auditorias Internas.
b) Os Chefes das UCIs obrigatoriamente comporão o Comitê de Gestão de Riscos nos Órgãos da Administração Direta, enquanto os Chefes das Auditorias Internas na Indireta, os quais atuarão como facilitadores da implantação da gestão de riscos e como interlocutores com o Órgão Central de Controle Interno.
c) O estabelecimento do Comitê não impede a indicação de outros servidores para a interlocução em temas específicos da gestão dos Órgãos e Entidades que sejam relevantes para a gestão de riscos.
d) O Comitê de Gestão de Riscos é de natureza permanente, tendo como atividade, além da participação da formulação da Matriz de Riscos, a execução do processo de gerenciamento dos riscos, compreendendo o tratamento, o monitoramento dos riscos, bem como a revisão periódica da Matriz de Riscos.
§ 6º As Matrizes de Riscos elaboradas em conjunto com as Unidades auditadas, conterão, além dos riscos identificados, analisados e avaliados, os controles primários existentes ou a serem desenvolvidos com vistas a mitigar tais riscos, sendo tal documento registrado no Sistema SaeWeb.
§ 7º O Órgão Central de Controle Interno realizará ações de controle com vistas à avaliação da efetividade do processo de gerenciamento de riscos e dos controles primários das Unidades.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 102 As disposições desta Portaria aplicar-se-ão às ações de controle que estiverem em curso nas fases de planejamento, apuração e encaminhamento de resultados.
Art. 103 Aplica-se a elaboração da Matriz de Responsabilização para as ações de controle que se encontrarem na fase de execução de trabalhos de campo.
Art. 104 As eventuais dúvidas acerca da aplicação desta Portaria serão dirimidas pelo Órgão Central de Controle Interno.
Art. 105 Anualmente, preferencialmente no mês de maio, o Órgão Central de Controle Interno promoverá a Semana de Capacitação e Aperfeiçoamento Técnico em Controle Interno, com vistas ao alinhamento técnico, melhoria de procedimentos e integração dos servidores, com vistas ao cumprimento da missão institucional da Subcontroladoria de Controle Interno.
Art. 106 Esta Portaria aplica-se, no que couber, às Unidades de Controle Interno.
Art. 107 Revogam-se as disposições em contrário, especialmente, a Portaria nº 89, 21 de maio de 2013 – STC; Portaria nº 21, de 31 de março de 2008; Instrução Normativa nº 2 e a Portaria nº 40/2008 - CGDF, de 10 de junho de 2008.
Art. 108 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação
HENRIQUE MORAES ZILLER
ANEXO I – Estabelece critérios técnicos para a avaliação da eficácia e eficiência das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial na Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Distrito Federal – GDF.
Seção 1
Aspectos Gerais da Avaliação da Eficácia e Eficiência
Item 1 – Das Definições:
I – Gestão é o processo administrativo constituído pela formulação, planejamento, coordenação, execução e monitoramento das políticas públicas, visando ao atendimento das demandas coletivas, fundamentados na observância de parâmetros de quantidade, qualidade, prazo, custos e vinculações;
II – Gestão orçamentária é o processo que engloba a previsão da receita e fixação da despesa para o exercício financeiro, a movimentação e a execução dos recursos orçamentários;
III – Gestão financeira é o gerenciamento das cotas, repasses e sub-repasses de recursos financeiros destinados à unidade com vistas a custear a execução de suas atividades finalísticas e de apoio administrativo;
IV – Gestão contábil é a aplicação de um conjunto de técnicas normas e princípios específicos com o intuito de registrar, interpretar e explicitar atos e fatos que impactem ou tenham potencial de impactar os bens, direitos e deveres da unidade, apoiando o gestor na tomada de decisões e no controle dos bens e haveres da unidade;
V – Gestão patrimonial é relativa à administração e ao controle dos bens patrimonial da unidade, envolvendo bens móveis, imóveis e de almoxarifado, envolvendo a incorporação, distribuição, guarda, movimentação, recolhimento, disponibilização e alienação destes bens;
VI – Eficácia consiste na gestão obter um resultado operacional que atenda plenamente às metas operacionais preestabelecidas;
VII – Eficiência consiste na gestão inteligente dos recursos disponíveis à unidade como meio para obtenção do melhor resultado possível;
VIII – Indicadores de desempenho mensuram a evolução das ações adotadas em relação ao alcance dos resultados pretendidos;
IX – Metas representam a quantidade física do produto a ser ofertado, de forma regionalizada, com a realização da ação. São definidas pelos recursos (não só financeiros) disponíveis e a capacidade operacional das Unidades.
Item 2 – A avaliação das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial será realizada considerando-se as definições contidas nos incisos I ao IX do item anterior, a análise da execução e do monitoramento interno das gestões citadas pela Unidade auditada e os achados de auditoria presentes nos relatórios de contas anuais das unidades auditadas.
a) A aferição do grau de desempenho quanto à eficácia e à eficiência das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial dos Órgãos e Entidades do Governo do Distrito Federal que tiveram movimentação orçamentário-financeira no exercício em análise será realizada com base nos Anexo I desta Instrução Normativa.
b) Para o cálculo do grau de desempenho quanto à eficácia serão considerados o alcance das metas físicas estabelecidas, no caso da gestão orçamentária, e a análise dos controles internos da unidade, no caso das gestões financeira, contábil e patrimonial referentes ao período financeiro analisado pela equipe de auditoria, levando-se em conta as variáveis que impactaram o atingimento desses resultados.
c) Para o cálculo do grau de desempenho quanto à eficiência serão utilizados os achados apresentados nos relatórios de auditoria de prestação e tomada de contas anual da respectiva unidade referentes ao período financeiro analisado pela equipe de auditoria.
Item 3 – As metodologias a serem utilizadas para aferir os graus de desempenho quanto à eficácia e eficiência da gestão dos Órgãos e Entidades do Governo do Distrito Federal, considerarão os seguintes critérios:
a) A meta deverá ser reavaliada na proporção das alterações ou dos contingenciamentos orçamentários ou da não liberação de cotas dos recursos programados, observado o período de permanência da disponibilidade dos recursos orçamentários.
b) Será desconsiderada, nas avaliações, a não execução das metas físicas e/ou dos recursos financeiros provocada por fatores externos ou alheios à vontade do gestor, ressalvada a não execução em razão de falta de ações administrativas por parte do gestor.
c) Os recursos orçamentários autorizados e liquidados servirão de base para as avaliações das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial.
d) Será considerada eficiente a gestão que após avaliação pela equipe de auditoria não apresentar falhas formais, médias ou graves, desde que tenha ocorrido execução orçamentário-financeira no exercício em análise.
e) Quando da análise da eficácia da gestão orçamentária, não serão incluídos programas de trabalho relativos aos pagamentos de remuneração e outros benefícios a servidores.
f) As gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial dos Órgãos e Entidades do Governo do Distrito Federal serão avaliadas como “sem conceito” quando, no exercício financeiro analisado, não houver movimentação orçamentário-financeira pela unidade avaliada em decorrência de fatores externos ou alheios à vontade do gestor.
Item 4 – A avaliação da eficácia e eficiência das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial integrará o Relatório de Auditoria relativo às tomadas de contas anuais dos Órgãos e às prestações de contas anuais das Autarquias e Fundações do Governo do Distrito Federal. Deverá ser utilizado o modelo de avaliação da eficácia e eficiência das gestões orçamentária, financeira, contábil e patrimonial, constante da Seção 2 deste Anexo.
Item 5 – O novo modelo de Relatório de Eficiência e Eficácia será incorporado no Sistema SaeWeb.
Seção 2
MODELO DE ANÁLISE DA EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
A aferição da eficiência e eficácia das gestões orçamentária, financeira, patrimonial e contábil referente à Tomada/Prestação de Contas Anual das Unidades Orgânicas do GDF obedecerá o seguinte formato:
Seção 3
METODOLOGIA DE AFERIÇÃO DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
Gestão Orçamentária
a.1) Eficácia
Média da razão entre meta alcançada e meta executada, dada pela seguinte fórmula:
Onde,
EGO = Eficácia da Gestão Orçamentária.
Ma = Meta alcançada.
Mf = Meta fixada.
N = total de programas de trabalhos avaliados.
a.2) Eficiência
Fórmula atribuindo pesos distintos para as falhas formal, média e grave:
Ie = Nff * 1 Nfm * 6 Nfg * 15
Onde,
Ie = Índice de eficiência.
Nff -= Número de falhas formais.
Nfm = Número de falhas médias.
Nfg = Número de falhas graves.
Gestão Financeira
b.1) Eficácia – Análise de Quesitos
Quesito 1: Foi observado o princípio da segregação de funções quando da realização de gastos públicos, havendo clara separação e independência entre autorização, aprovação, execução, contabilização e controle da despesa?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, houve alguns casos isolados e de pouca relevância onde a segregação de funções não foi observada.
c) Não, em muitos casos e/ou em casos envolvendo altos valores a segregação de funções não observada.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 2: Foram publicados no Diário Oficial do Distrito Federal extratos dos contratos e convênios firmados pela unidade, bem como seus aditivos, dando eficácia legal a esses ajustes?
Respostas:
a) Sim.
b) Em parte, houve casos isolados e de pouca relevância em que não foi realizada a publicação no Diário Oficial.
c) Não, em vários casos analisados e/ou em casos envolvendo altos valores, foi detectada a ausência de publicação no Diário Oficial.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 3: Houve cadastramento e atualização junto ao SIAC/SIGGo quando da celebração de Convênios e outros instrumentos congêneres, bem como seus aditivos, pela unidade, seja no papel de concedente ou de convenente?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, ocorreu a falta de cadastramento/atualização em casos isolados e de pouca relevância.
c) Não, a falta de cadastramento/atualização ocorreu em muitos casos e/ou em casos envolvendo grandes valores.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 4: Os recursos provenientes de convênios e outros instrumentos congêneres foram depositados em conta bancária específica e escrituradas como receitas do Distrito Federal?
Respostas:
a) Sim.
b) Não, pois existiram recursos que não foram depositados em conta específica e/ou escriturados como receitas do Distrito Federal.
c) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 5: Quando da celebração de convênios pela unidade foram atendidos os seguintes requisitos básicos:
5.1) Identificação clara e detalhada do objeto a ser executado.
5.2) Metas a serem atingidas.
5.3) Etapas ou fases de execução do objeto, com previsão de início e fim.
5.4) Plano de aplicação do montante dos recursos a serem desembolsados pelo concedente.
5,5) Cronograma de desembolso.
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância, não foram cumpridos todos os requisitos elencados acima.
c) Não, é persistente o descumprimento dos requisitos elencados acima.
d) O item não se aplica/não foi avaliado.
Quesito 6: Foi realizada a publicação de ato de designação e dada ciência dos servidores designados como executores de contratos de obras e de prestação de serviços?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, houve casos isolados e de pouca relevância em que não realizada a publicação do ato designação e/ou ciência as servidores designados como executores.
c) Não, em muitos casos e/ou em casos envolvendo altos valores não foi realizada a publicação do ato de designação e/ou dada ciência aos servidores designados como executores
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 7: Os executores designados para fiscalização e acompanhamento do contrato possuem qualificação técnica condizente com a complexidade e especificidade do objeto contratado?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isoladas e de pouca relevância o executor carecia de qualificação técnica adequada.
c) Não, em muitos casos e/ou em casos envolvendo altos valores foi verificado que o executor carecia de qualificação técnica adequada.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 8: Ficou evidenciado, seja por relatório ou por verificação in loco, o devido acompanhamento dos contratos da unidade pelos executores designados?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância, foi verificada a falta do devido acompanhamento por parte do executor designado.
c) Não, em muitos casos e/ou em casos envolvendo altos valores foi verificado que os executores designados não acompanharam devidamente os serviços prestados.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 9: Em contratos de valor global superior a R$ 150.000,00, todos os executores ou comissão executora designada era constituída unicamente por servidores/empregado efetivos?
Respostas:
a) Sim.
b) Não, existiram contratos de valor global superior a R$ 150.000,00 em que o executor ou membro da comissão executora não era servidor/empregado efetivo.
c) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 10: As despesas realizadas pela unidade foram precedidas da emissão de nota de empenho?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, houve a realização de poucas despesas sem prévia empenho em casos isolados e de pouca relevância.
c) Não, houve a realização de muitas despesas e/ou despesas de grande vulto sem prévia emissão de empenho.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 11: A unidade na liquidação de suas despesas por fornecimento de material e de prestação de serviços, tomou como base a legislação pertinente, as condições estabelecidas em procedimento licitatório e em cláusulas contratuais?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância, houve liquidação de poucas despesas que não observaram alguns itens relativos à legislação pertinente e/ou às condições estabelecidas em procedimento licitatório e cláusulas contratuais.
c) Não, houve liquidação de muitas despesas ou de despesas de grande vulto que não observaram itens relativos à legislação pertinente e/ou às condições estabelecidas em procedimento licitatório e cláusulas contratuais.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 12: Foi observada a vedação ao pagamento antecipado de despesa?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância, houve o pagamento antecipado de despesas.
c) Não, houve muitos pagamentos e/ou despesas de grande vulto pagas antecipadamente.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
b.2) Eficiência
Fórmula atribuindo pesos distintos para as falhas formal, média e grave:
Ie = Nff * 1 Nfm * 6 Nfg * 15
Onde,
Ie = Índice de eficiência.
Nff -= Número de falhas formais.
Nfm = Número de falhas médias.
Nfg = Número de falhas graves.
Gestão Patrimonial
c.1) Eficácia – Análise de Quesitos
Quesito 1: Os bens adquiridos e/ou produzidos pela unidade estão todos incorporados a seu patrimônio?
Resposta:
a) Sim.
b) Parcialmente, existiam alguns bens não incorporados ao patrimônio da unidade.
c) Não, existiam muitos bens e ou bens de grande valor não incorporados ao patrimônio da unidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 2: Os bens incorporados ao patrimônio da unidade tem número de tombamento e estes estão legíveis?
Resposta:
a) Sim.
b) Parcialmente, alguns bens da unidade não apresentavam número de tombamento ou esses não eram legíveis.
c) Não, muitos bens da unidade e/ou bens de alto valor estavam sem número de patrimônio e com esses não eram legíveis.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 3: Os bens da unidade tem responsáveis devidamente designados à sua guarda e ao seu uso com emissão de Termo de Guarda e Responsabilidade?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, para alguns bens da unidade não foram emitidos Termos de Guarda e Responsabilidade.
c) Não, para muitos bens da unidade e/ou bens de grande valor não foram emitidos Termos de Guarda e Responsabilidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 4: A transferência de responsabilidade pela guarda e uso de bens da unidade tem sido feita via emissão de Termo de Transferência de Guarda e Responsabilidade?
Repostas:
a) Sim
b) Parcialmente, houve transferência de alguns bens sem a emissão de Termo de Transferência de Guarda e Responsabilidade.
c) Não, houve a transferência de muitos bens e/ou bens de grande valor sem a emissão de Termo de Transferência de Guarda e Responsabilidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 5: A movimentação de bens, seja interna ou externa, foi realizada com o devido registro nos sistemas de controle patrimoniais e emissão de Termo de Movimentação de Bens Patrimoniais?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, houve a movimentação de alguns bens sem a emissão de Termo de Movimentação de Bens Patrimoniais.
c) Não, houve a movimentação de muitos bens e/ou de bens de grande valor sem a emissão de Termo de Transferência de Guarda e Responsabilidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 6: Houve o recolhimento para fins de alienação ou redistribuição de bens móveis inservíveis, de recuperação antieconômica ou ociosos pela unidade?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, há alguns bens inservíveis, de recuperação antieconômica ou ociosos que não foram recolhidos para fim de alienação ou redistribuição.
c) Não, há muitos bens e/ou de bens de grande valor inservíveis, de recuperação antieconômica ou ociosos que não foram recolhidos para fim de alienação ou redistribuição
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 7: Os bens móveis incorporados pela unidade tem seu paradeiro conhecido?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, existem alguns bens da unidade cujo paradeiro é desconhecido.
c) Não, existem muitos bens e/ou bens de grande valor cujo paradeiro é desconhecido.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 8: O inventário patrimonial anual da unidade foi constituído dos seguintes documentos:
8.1) Cópia do ato que designou a comissão encarregada do levantamento físico dos bens patrimoniais.
8.2) Registro patrimonial, descrição, valor, estado de conservação e localização dos bens móveis.
8.3) Localização, características, registro patrimonial, número de registro em cartório e valor dos bens imóveis.
8.4) Declaração, firmada pela comissão, de que o levantamento implicou averiguação in loco da existência real dos bens móveis e confirmação da propriedade dos imóveis.
8.5) Demonstrativo das incorporações, transferências e dês incorporações de bens patrimoniais ocorridas no período.
8.7) Relatório a respeito das irregularidades apuradas, e das condições de guarda e uso dos bens.
8.8) Relação dos bens que não constam da Carga Geral, assim como dos não localizados, e informações sobre as providências adotadas pela unidade administrativa, visando a regularizar a situação.
Respostas:
a) Sim.
b) Não, o inventário patrimonial não foi constituído de todos os documentos listados acima
c) O item não se aplica/ não foi avaliado.
c.2) Eficiência
Fórmula atribuindo pesos distintos para as falhas formal, média e grave:
Ie = Nff * 1 Nfm * 6 Nfg * 15
Onde,
Ie = Índice de eficiência.
Nff -= Número de falhas formais.
Nfm = Número de falhas médias.
Nfg = Número de falhas graves.
Gestão Contábil
d.1) Eficácia – Análise de Quesitos
Quesito 1: Foram realizadas conciliações entre os saldos das contas bancárias da unidade e das suas contas contábeis de Bancos, Aplicações Financeiras e congêneres?
a) Sim.
b) Parcialmente, foram encontradas diferenças pontuais entre os valores os saldos bancário e contábil da unidade.
c) Não, foram encontradas muitas diferenças e/ou diferenças elevadas entre os saldos bancário e contábil da unidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 2: Foram realizadas conciliações entre os saldos das contas contábeis de patrimônio e os saldos dos Sistemas SIGMA e SisGePat?
Respostas:
a) Sim.
b) Não, foram encontradas diferenças entre os saldos.
c) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 3: A unidade observou a vigência dos prazos de cumprimento da obrigação quando da escrituração de valores na conta contábil Restos a Pagar?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância não foram observados os prazos para escrituração de valores em Restos a Pagar.
c) Não, em muitos casos e/ou casos envolvendo altos valore não foram observados os prazos para escrituração de valores em Restos a Pagar.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 4: A autoridade ordenadora da despesa, quando do reconhecimento de despesas de exercícios anteriores, realizou a adequada instrução processual, assegurando a veracidade dos fatos, a legalidade e a moralidade dos procedimentos de lhe deram origem, a exatidão dos valores e identificando os credores?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância o reconhecimento de despesas de exercícios anteriores não ocorreu adequadamente.
c) Não, houve reconhecimento de despesas de exercícios anteriores envolvendo altos valores que não foram realizadas adequadamente.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 5: Os registros contábeis foram realizados tempestivamente e observaram a integralidade da movimentação patrimonial da unidade?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância houve registros intempestivos e/ou a não observação integral da movimentação patrimonial da unidade.
c) Não, em muitos casos e/ou casos envolvendo grandes valores, houve registros intempestivos e/ou a não observação da movimentação patrimonial da unidade.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
Quesito 6: As receitas e despesas da unidade, independentemente de recebimento ou pagamento, foram corretamente registradas na apuração do período em que efetivamente ocorreram?
Respostas:
a) Sim.
b) Parcialmente, em casos isolados e de pouca relevância, houve erro e/ou falta de registro de receitas e /ou despesas.
c) Não, em muitos casos e/ou casos envolvendo altos valores, houve erro e/ou falta de registro de receitas e /ou despesas.
d) O item não se aplica/ não foi avaliado.
d.2) Eficiência
Fórmula atribuindo pesos distintos para as falhas formal, média e grave:
Ie = Nff * 1 Nfm * 6 Nfg * 15
Onde,
Ie = Índice de eficiência.
Nff -= Número de falhas formais.
Nfm = Número de falhas médias.
Nfg = Número de falhas graves.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 228, seção 1 de 27/11/2015 p. 24, col. 1
DODF nº 228, seção 1 de 27/11/2015