ORDEM DE SERVIÇO Nº 34, DE 29 DE MARÇO DE 2017

O SUBSECRETÁRIO, DA SUBSECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE JUSTIÇA E CIDADANIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições e considerando o disposto no Art. 76, Inciso V, do Decreto nº 34.320, de 26/04/2013 e no uso das atribuições regimentais que lhe são conferidas e, considerando a legalidade, a moralidade, a probidade e a eficiência dos atos e fatos administrativos, a ideal dinâmica de acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, e considerando o disposto no artigo 29 do Decreto nº 32.598 de 15/12/2010, RESOLVE:

Art. 1º Determinar a todos os Executores de Contratos e Convênios firmados pela Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal que elaborem mensalmente, até o 10º (décimo) dia do mês subsequente ao da efetiva prestação do objeto contratual ou do convênio, e ao final do contrato ou do convênio o RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO, relativo ao acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos/convênios de sua(s) competência(s), considerando as competências expressas no artigo 5º, da Portaria SEPLAN nº 29, de 25 de fevereiro de 2004, e tendo em conta o que especifica o artigo 41, Inciso II, § 5º, do Decreto nº 32.598/2010, atendendo-se especialmente ao que dispõe o artigo 66, c/c o § 1º, artigo 5º, da referida Portaria, devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações sobre:

a) número do Contrato/Convênio, número do processo e o objeto contratado;

b) o nome da empresa contratada, razão social e CNPJ;

c) a data da contratação;

d) o prazo de vigência;

e) a fundamentação legal da contratação (Modalidade de Licitação);

f) a necessidade e justificativa da contratação;

g) a área de abrangência do Contrato/Convênio, com planilha resumo de terceirizados, no caso de contratação de mão de obra;

h) o valor inicial do Contrato/Convênio, valor total contratado - incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes se houver, valor gasto mensalmente e saldo contratual;

i) a dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato/convênio pelo Executor;

j) o cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ou Contrato/Convênio, pelo contratado;

k) as eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;

l) as possíveis falhas a serem apontadas na contratação e que foram detectadas ao longo da execução do Contrato/Convênio, para melhor ajustamento do mesmo e atendimento ao fim que foi contratado, em observância aos princípios da eficiência e do interesse público;

m) as eventuais ocorrências relacionadas com a execução do Contrato/Convênio e solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa, a fim de regularizar as faltas e defeitos observados, constantes do Livro de Ocorrências;

n) as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do Contrato/Convênio;

o) as sugestões de medidas a serem adotadas pela Subsecretaria de Administração Geral, para melhor acompanhamento e fiscalização dos Contratos/Convênios pelo executor, bem como quanto à correção de falhas e de procedimentos inadequados praticados pelo contratado no decorrer da execução do Contrato/Convênio;

p) ciência do (a) Subsecretário (a) da área técnica responsável pela supervisão das atividades a que o Contrato/Convênio esteja relacionado;

q) Outras informações técnicas que julgar pertinente.

Art. 2º O Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato ou de Convênio de que trata o artigo 1º desta Ordem de Serviço, será elaborado em 03 (três) vias, encaminhadas para a Diretoria de Contratos, Convênios e Fundos, que por sua vez, adotará as providências para que uma 1 (via) seja anexada ao respectivo Processo e encaminhada ao setor competente para liquidação e pagamento, e posteriormente, enviará 1 (uma) via para a Unidade de Controle Interno/GAB para conhecimento e registro.

Art. 3º As ocorrências na execução do Contrato/Convênio, solicitações e determinações dirigidas à empresa deverão ser registradas pelo executor no Livro de Ocorrências.

Art. 4º O Executor do Contrato/Convênio deverá dar ciência, a Subsecretaria de Administração Geral, para adoção de medidas de sua alçada, imediatamente quanto a ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades ao contrato, e comunicá-la com 120 (cento e vinte) dias de antecedência quanto ao término do Contrato/Convênio.

Art. 5º O contratado deverá apresentar/entregar a fatura diretamente no Núcleo de Protocolo da Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal, acompanhada da documentação fiscal correspondente, que remeterá ao Executor do Contrato/Convênio nos termos do §2º, art. 59, do Decreto nº 32.598/2010.

Art. 6º No Atestado de Execução o Executor do Contrato/Convênio deverá especificar detalhadamente, o bem recebido, o serviço ou a obra executada, o valor, sua localização e o período de execução, juntamente com as notas fiscais pertinentes e certidões.

Art. 7º Os Executores de Contratos/Convênios deverão observar no acompanhamento dos contratos os normativos vigentes da Lei nº 8.666/93, da Instrução Normativa nº 1 da CGDF, de 22 de dezembro de 2005 e do Decreto nº 32.598/2010, especialmente em seu capítulo VII.

Art. 8º Todos os executores de contratos e convênios da Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal entreguem a(s) fatura(s) ou nota(s) fiscal(is) de serviços realizados, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data do seu vencimento, à Subsecretaria de Administração Geral, via memorando, evitando-se possíveis ocorrências de atrasos e/ou multas na liquidação e pagamento das respectivas despesas.

Art. 9º As multas, encargos ou demais penalidades geradas por eventuais atrasos na entrega de fatura(s) ou nota(s) fiscal(is) serão de exclusiva responsabilidade do(a) executor(a) do contrato ou convênio, ou do(a) servidor(a) que der causa ao atraso no encaminhamento das referidas documentações aos setores competentes.

Art. 10. A presente Ordem de Serviço encontra-se em consonância com os princípios legais que regem a Administração Pública e com as atribuições do Executor de Contrato/Convênio, previstas em legislação vigente.

Art. 11. O descumprimento da presente Ordem de Serviço por parte dos Executores dos Contratos/Convênios firmados pela Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal e que se encontram em plena vigência, estará sujeito às penalidades previstas na Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011.

Art. 12. O Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato e de Convênio e o atestado de execução, elaborados nos moldes dos artigos 1º, 2º, 4º e 6º respectivamente desta Ordem de Serviço, servirá de balizamento de informações ao Ordenador de Despesas desta Secretaria de Estado de Turismo do Distrito Federal, quanto aos procedimentos administrativos que nortearão a efetiva liquidação e pagamento das faturas/notas ficais objeto dos Contratos/Convênios.

Art. 13. A Diretoria de Contratos, Convênios e Fundos/SUAG deverá encaminhar aos executor(es) e co-executor(es) do(s) contrato(s) e convênio(s) para conhecimento e adoção dos procedimentos que deverão ser adotados, a partir da publicação da presente Ordem de Serviço.

Art. 14. As Normas contidas na presente Ordem de Serviço aplicam-se tanto aos contratos quanto aos convênios vigentes no âmbito desta Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania.

Art. 15. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data da sua publicação.

Art. 16. Revogam-se as disposições em contrário.

LUIZ EDUARDO COELHO NETTO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 62, seção 1, 2 e 3 de 30/03/2017 p. 17, col. 1